Wykonawca wziął zaliczkę i nie wykonał umowy, co zrobić?

Pan Patryk umówił się z firmą budowlaną na wykonanie ogrodzenia działki. Umowa była ustna, ale strony uzgodniły zakres prac, termin wykonania oraz sposób płatności. Pan Patryk przelał wykonawcy dwie zaliczki na materiały, natomiast robocizna miała zostać rozliczona po zakończeniu prac. Nie nalegał na umowę pisemną, ponieważ ta sama firma wcześniej wykonała ocieplenie domu prawidłowo i terminowo.

Przed upływem terminu wykonawca poinformował, że ma problem z zakupem części materiałów. Strony uzgodniły, że wykonawca zwróci zaliczkę przeznaczoną na te materiały, a pan Patryk kupi je we własnym zakresie. Mimo obietnic wykonawca nie zwrócił pieniędzy i nie rozpoczął żadnych prac. Pan Patryk ponagla go telefonicznie, lecz słyszy jedynie zapewnienia o zwrocie pieniędzy. Pyta, jak odzyskać wpłaconą zaliczkę.

Wykonawca pobrał zaliczkę i nie zaczął prac — od czego zacząć?

W takiej sytuacji najważniejsze jest przejście z rozmów telefonicznych na działania udokumentowane. Telefoniczne ponaglenia rzadko wystarczą, jeżeli sprawa trafi do sądu, ponieważ trudno wykazać ich dokładną treść, datę i reakcję drugiej strony.

Pan Patryk powinien zebrać wszystkie dowody: potwierdzenia przelewów, SMS-y, e-maile, wiadomości z komunikatorów, notatki z ustaleń, ewentualne wyceny, faktury, zamówienia materiałów oraz dane świadków. W sporze o zwrot zaliczki trzeba wykazać przede wszystkim, że umowa została zawarta, pieniądze zostały przekazane, termin wykonania upłynął albo wykonanie w terminie stało się nierealne, a wykonawca nie zwrócił środków.

Ustna umowa może być skuteczna. Dla umowy o dzieło Kodeks cywilny nie wymaga co do zasady formy pisemnej. Brak pisemnej umowy nie zamyka więc drogi do dochodzenia roszczeń, ale utrudnia dowodzenie szczegółów: zakresu prac, terminu, wysokości wynagrodzenia i przeznaczenia zaliczki.

Zaliczka czy zadatek — dlaczego to ma znaczenie?

W pierwszej kolejności trzeba ustalić, czy wpłacona kwota była zaliczką, czy zadatkiem. W praktyce wiele osób używa tych pojęć zamiennie, ale skutki prawne są różne.

Zaliczka to część przyszłego wynagrodzenia albo kwota przekazana na poczet kosztów wykonania umowy, np. zakupu materiałów. Jeżeli umowa nie zostaje wykonana i dochodzi do skutecznego odstąpienia od umowy, zaliczka powinna zostać rozliczona i zwrócona w zakresie, w jakim wykonawca nie ma podstawy do jej zatrzymania.

Zadatek działa inaczej. Jeżeli strony wyraźnie zastrzegły zadatek, zastosowanie może mieć art. 394 K.c. W razie niewykonania umowy przez wykonawcę zamawiający może — po odstąpieniu od umowy — żądać sumy dwukrotnie wyższej niż zadatek. Nie należy jednak automatycznie zakładać, że każda przedpłata jest zadatkiem. Jeżeli z ustaleń stron, tytułu przelewu albo korespondencji wynika jedynie „zaliczka”, co do zasady bezpieczniej traktować ją jako zaliczkę.

Odstąpienie od umowy, gdy wykonawca opóźnia się z pracami

Umowę polegającą na wykonaniu ogrodzenia można zwykle kwalifikować jako umowę o dzieło, choć przy większych, złożonych pracach budowlanych kwalifikacja może zależeć od konkretnego zakresu robót. Dla sytuacji pana Patryka kluczowe znaczenie ma art. 635 K.c.. Zgodnie z tym przepisem, jeżeli przyjmujący zamówienie opóźnia się z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła tak dalece, że nie jest prawdopodobne, aby zdołał je ukończyć w czasie umówionym, zamawiający może bez wyznaczenia terminu dodatkowego odstąpić od umowy jeszcze przed upływem terminu do wykonania dzieła.

Jeżeli termin wykonania już minął, art. 635 K.c. również może mieć zastosowanie. Potwierdza to m.in. wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z 15 grudnia 2017 r., sygn. akt V ACa 120/17, w którym wskazano, że także po upływie terminu wykonania dzieła dopuszczalne jest odstąpienie od umowy na tej podstawie, a dla odstąpienia nie są istotne przyczyny opóźnienia, o ile nie leżą po stronie zamawiającego.

W praktyce pan Patryk powinien wysłać wykonawcy pisemne oświadczenie o odstąpieniu od umowy. Najlepiej zrobić to listem poleconym za potwierdzeniem odbioru, a dodatkowo e-mailem lub przez komunikator, jeżeli strony wcześniej tak się kontaktowały. W piśmie warto wskazać: datę zawarcia umowy, zakres prac, wysokość wpłaconej zaliczki, ustalony termin wykonania, brak rozpoczęcia prac oraz podstawę odstąpienia od umowy.

Wezwanie do zwrotu zaliczki

W tym samym piśmie można połączyć oświadczenie o odstąpieniu od umowy z wezwaniem do zapłaty. Trzeba podać konkretną kwotę, numer rachunku bankowego i termin zwrotu, np. 7 albo 14 dni od doręczenia pisma. Warto dodać, że brak zapłaty spowoduje skierowanie sprawy do sądu oraz żądanie odsetek ustawowych za opóźnienie i kosztów procesu.

Jeżeli termin zwrotu nie wynikał wcześniej z umowy, roszczenie o zwrot zaliczki staje się wymagalne po wezwaniu dłużnika do zapłaty. Dlatego data doręczenia pisma i wyznaczony w nim termin mają znaczenie dla naliczania odsetek. Odsetek można żądać na podstawie art. 481 K.c., zwykle od dnia następującego po upływie terminu wskazanego w wezwaniu.

Pozew o zwrot zaliczki, gdy wykonawca nie reaguje

Jeżeli wykonawca nie zwróci pieniędzy po otrzymaniu pisma, pozostaje droga sądowa. Pozew składa się co do zasady do sądu rejonowego albo okręgowego zależnie od wartości przedmiotu sporu, przy czym większość typowych spraw o zwrot zaliczki za ogrodzenie lub remont będzie trafiać do sądu rejonowego. Właściwość miejscową trzeba ustalić według zasad Kodeksu postępowania cywilnego — często będzie to sąd miejsca zamieszkania albo siedziby pozwanego, a w sprawach z umów można rozważyć także sąd miejsca wykonania umowy.

Do pozwu należy dołączyć dowody: potwierdzenie przelewu, korespondencję z wykonawcą, oświadczenie o odstąpieniu od umowy, wezwanie do zapłaty, potwierdzenie nadania i odbioru pisma, a także inne dokumenty potwierdzające ustalenia stron. Można również powołać świadków, którzy znają ustalenia dotyczące prac i płatności.

Trzeba zaktualizować często powtarzaną informację, że opłata od pozwu zawsze wynosi 5% wartości roszczenia. Aktualnie przy sprawach o prawa majątkowe do 20 000 zł pobiera się opłatę stałą zależną od wartości przedmiotu sporu: 30 zł przy roszczeniu do 500 zł, 100 zł powyżej 500 zł do 1500 zł, 200 zł powyżej 1500 zł do 4000 zł, 400 zł powyżej 4000 zł do 7500 zł, 500 zł powyżej 7500 zł do 10 000 zł, 750 zł powyżej 10 000 zł do 15 000 zł oraz 1000 zł powyżej 15 000 zł do 20 000 zł. Dopiero przy wartości ponad 20 000 zł opłata wynosi 5% tej wartości, nie więcej jednak niż 100 000 zł.

Jeżeli wartość roszczenia nie przekracza 20 000 zł, sprawa o świadczenie może zostać rozpoznana w postępowaniu uproszczonym. W wielu sprawach o zwrot zaliczki sąd może też wydać nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym, jeżeli z pozwu i dołączonych dokumentów wynika zasadność roszczenia. Jeżeli pozwany wniesie sprzeciw, sprawa będzie rozpoznawana dalej.

Przedawnienie i inne możliwe działania

W sporach z umowy o dzieło trzeba pilnować terminu przedawnienia z art. 646 K.c. Roszczenia wynikające z takiej umowy przedawniają się co do zasady z upływem 2 lat od oddania dzieła, a jeżeli dzieło nie zostało oddane — od dnia, w którym zgodnie z umową miało być oddane. W konkretnych sprawach, zwłaszcza gdy spór dotyczy rozliczenia po odstąpieniu od umowy albo kwalifikacji umowy, warto ocenić termin indywidualnie.

Jeżeli wykonawcą jest przedsiębiorca, a zamawiający jest konsumentem, można równolegle skorzystać z pomocy miejskiego albo powiatowego rzecznika konsumentów. W niektórych sytuacjach pomocne może być też przedsądowe wezwanie przygotowane przez prawnika. Zawiadomienie organów ścigania ma sens przede wszystkim wtedy, gdy istnieją konkretne podstawy do twierdzenia, że wykonawca już w chwili przyjmowania pieniędzy nie miał zamiaru wykonać umowy, czyli mogło dojść do oszustwa. Samo opóźnienie i niewywiązanie się z umowy zwykle jest przede wszystkim sprawą cywilną.

FAQ

Czy można odzyskać zaliczkę bez pisemnej umowy?

Tak. Ustna umowa może być ważna, ale trzeba wykazać jej treść innymi dowodami, np. przelewem, wiadomościami, e-mailami, wyceną, świadkami albo dokumentami dotyczącymi zamówionych prac.

Czy przed odstąpieniem od umowy trzeba wyznaczyć wykonawcy dodatkowy termin?

Przy art. 635 K.c. nie trzeba wyznaczać terminu dodatkowego, jeżeli opóźnienie w rozpoczęciu albo zakończeniu dzieła jest tak duże, że wykonanie w umówionym czasie stało się nieprawdopodobne. W sprawach mniej oczywistych bezpieczne bywa jednak wcześniejsze pisemne wezwanie do wykonania albo zwrotu pieniędzy.

Od kiedy można żądać odsetek od niezwróconej zaliczki?

Najczęściej od dnia następującego po upływie terminu wskazanego w wezwaniu do zapłaty. Dlatego w piśmie warto podać konkretny termin, np. 7 albo 14 dni od doręczenia wezwania.

Czy wykonawca może zatrzymać zaliczkę, bo twierdzi, że kupił materiały?

Nie zawsze. Powinien wykazać, jakie materiały kupił, za jaką kwotę i czy były one zgodne z umową. Jeżeli materiały zostały kupione za pieniądze zamawiającego, można żądać ich wydania albo odpowiedniego rozliczenia.

Czy lepiej iść na policję, czy do sądu cywilnego?

Jeżeli problem polega na niewykonaniu umowy i braku zwrotu zaliczki, podstawową drogą jest wezwanie do zapłaty i pozew cywilny. Zawiadomienie o podejrzeniu oszustwa warto rozważyć wtedy, gdy są konkretne dowody, że wykonawca od początku nie zamierzał wykonać umowy.

Podsumowanie

Wykonawca, który pobrał zaliczkę i nie wykonuje umówionych prac, nie powinien być ponaglany wyłącznie telefonicznie. Zamawiający powinien zebrać dowody, pisemnie odstąpić od umowy, wezwać do zwrotu pieniędzy i wyznaczyć konkretny termin zapłaty. Jeżeli wykonawca nadal nie reaguje, możliwe jest dochodzenie zwrotu zaliczki, odsetek i kosztów procesu przed sądem.

W praktyce największe znaczenie mają szczegóły: czy była to zaliczka czy zadatek, czy wykonawca wykonał jakąkolwiek część prac, jakie dowody potwierdzają ustalenia i kiedy roszczenie stanie się przedawnione. Dlatego przed skierowaniem sprawy do sądu warto uporządkować dokumenty i przygotować precyzyjne wezwanie.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 23 kwietnia 1964 r. — Kodeks cywilny, w szczególności art. 394, art. 481, art. 491, art. 494, art. 627, art. 635 i art. 646 — tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1071.
2. Ustawa z dnia 17 listopada 1964 r. — Kodeks postępowania cywilnego, w szczególności przepisy o właściwości sądu, postępowaniu upominawczym i postępowaniu uproszczonym — ELI, akt prawny.
3. Ustawa z dnia 28 lipca 2005 r. o kosztach sądowych w sprawach cywilnych, w szczególności art. 13 — tekst jednolity Dz.U. 2025 poz. 1228.
4. Wyrok Sądu Apelacyjnego w Katowicach z dnia 15 grudnia 2017 r., sygn. akt V ACa 120/17.