Uproszczony wypis z rejestru gruntów elektronicznie

Uproszczony wypis z rejestru gruntów a forma elektroniczna

Uproszczony wypis z rejestru gruntów jest jednym z dokumentów sporządzanych na podstawie danych ewidencji gruntów i budynków. Zasady udostępniania informacji z operatu ewidencyjnego wynikają przede wszystkim z ustawy Prawo geodezyjne i kartograficzne oraz z przepisów wykonawczych dotyczących ewidencji gruntów i budynków.

Kluczowe jest rozróżnienie dwóch sytuacji. Czym innym jest wydanie uproszczonego wypisu jako dokumentu, utrwalonego na przykład w pliku elektronicznym, a czym innym udostępnienie danych ewidencyjnych w formacie technicznym, takim jak GML albo dawniej używany SWDE — zob. powiązaną poradę zmiana statusu działki używanej jako droga — przypadek ten opisuje porada zmiana powierzchni działki. Jeżeli wniosek dotyczy wypisu, organ powinien oceniać go jako żądanie dokumentu. Jeżeli natomiast wniosek zmierza do uzyskania pliku z danymi do dalszego przetwarzania, starostwo może potraktować sprawę jako udostępnienie materiałów zasobu lub danych EGiB.

Nie można więc prosto powiedzieć, że prawo powszechne zakazuje wydania uproszczonego wypisu elektronicznie. Bardziej trafne jest stwierdzenie, że przepisy nie zawsze jednoznacznie rozstrzygają, w jakiej postaci technicznej taki dokument ma zostać przekazany i czy żądany format jest jeszcze dokumentem, czy już zbiorem danych.

Opłata z tabeli a brak osobnej stawki dla wersji elektronicznej

Wątpliwości praktyczne biorą się z konstrukcji tabel opłat do Prawa geodezyjnego i kartograficznego. Przy wielu dokumentach przepisy rozróżniają wersję drukowaną i elektroniczną, a przy uproszczonym wypisie z rejestru gruntów takie rozróżnienie może nie być wyraźnie wskazane. Organy niekiedy wywodzą z tego, że uproszczony wypis powinien być wydawany wyłącznie w postaci papierowej.

Taka interpretacja jest jednak zbyt daleko idąca, jeżeli sprowadza się wyłącznie do tezy: brak osobnej stawki oznacza zakaz wydania elektronicznego. Tabela opłat służy ustaleniu należności za czynność lub materiał, a nie zawsze przesądza samodzielnie o dopuszczalnej postaci dokumentu. Jeżeli przepis przewiduje konkretny rodzaj wypisu, a przepisy proceduralne dopuszczają załatwianie spraw także w postaci elektronicznej, organ powinien wskazać konkretną normę, która wyklucza żądaną postać.

W praktyce możliwe są trzy podejścia starostw: wydanie uproszczonego wypisu elektronicznie przy zastosowaniu właściwej stawki, odmowa z powołaniem się na brak podstawy do takiej formy albo potraktowanie wniosku o plik GML lub SWDE jako wniosku o inny materiał zasobu. Dlatego treść wniosku ma duże znaczenie.

Czy można żądać pliku GML lub SWDE?

Format GML jest obecnie podstawowym formatem wymiany danych w wielu obszarach geodezji i kartografii, w tym przy danych ewidencji gruntów i budynków. Nie oznacza to jednak automatycznie, że każdy uproszczony wypis musi zostać wydany jako plik GML. Uproszczony wypis jest dokumentem o określonej treści, a GML służy przede wszystkim zapisowi danych przestrzennych i opisowych w strukturze przeznaczonej do przetwarzania informatycznego.

SWDE był historycznie stosowanym standardem wymiany danych ewidencyjnych. W aktualnej praktyce może pojawiać się jeszcze w systemach lub archiwach, ale nie powinien być traktowany jako format, którego wydania można zawsze skutecznie żądać. Jeżeli organ nie prowadzi udostępniania w tym formacie albo aktualne przepisy i systemy przewidują inne rozwiązania, odmowa wydania SWDE może być uzasadniona.

Jeżeli wnioskodawca potrzebuje dokumentu, powinien wskazać, że wnosi o uproszczony wypis w postaci elektronicznej, na przykład jako dokument elektroniczny albo plik do doręczenia elektronicznego. Jeżeli potrzebuje danych do programu projektowego, GIS lub analizy inwestycyjnej, powinien rozważyć wniosek o udostępnienie danych lub materiałów zasobu w odpowiednim formacie. To może wpływać na opłatę, zakres danych oraz podstawę prawną załatwienia sprawy.

Kiedy organ może odmówić udostępnienia danych w żądanej postaci?

Organ administracji publicznej działa na podstawie i w granicach prawa. Może więc odmówić żądanego sposobu udostępnienia, jeżeli wykaże, że przepisy nie przewidują takiej czynności, żądanie dotyczy innego rodzaju materiału niż wskazany we wniosku, wnioskodawca nie wykazał wymaganego interesu lub uprawnienia albo realizacja wniosku w konkretnym formacie nie jest technicznie możliwa w danym systemie.

Odmowa nie powinna jednak opierać się wyłącznie na ogólnym stwierdzeniu, że dla uproszczonego wypisu nie ma osobnej stawki elektronicznej. Jeżeli organ twierdzi, że nie może wydać dokumentu elektronicznie, powinien wskazać konkretną podstawę prawną i wyjaśnić, dlaczego nie może zastosować przepisów o elektronicznym załatwianiu spraw oraz przepisów o udostępnianiu informacji z operatu ewidencyjnego.

Znaczenie ma również ochrona danych. Nie każdy podmiot może uzyskać każdy zakres informacji z ewidencji gruntów i budynków, zwłaszcza gdy dokument zawiera dane osobowe właścicieli lub władających. W uproszczonych wypisach zakres danych jest ograniczony, ale organ nadal może badać, czy wnioskodawca jest uprawniony do uzyskania żądanego dokumentu lub danych.

Jak sformułować wniosek do starostwa?

Wniosek powinien jasno wskazywać, czego żąda wnioskodawca: uproszczonego wypisu z rejestru gruntów w postaci elektronicznej czy danych ewidencyjnych w konkretnym formacie. Warto podać numer działki, obręb ewidencyjny, jednostkę ewidencyjną, sposób doręczenia oraz cel, jeżeli ma znaczenie dla oceny uprawnienia do uzyskania danych.

Przy żądaniu elektronicznego wypisu można napisać, że wnioskodawca wnosi o sporządzenie i doręczenie uproszczonego wypisu w postaci elektronicznej, a jeżeli organ uzna to za niedopuszczalne, wnosi o wskazanie podstawy prawnej odmowy. Przy żądaniu pliku GML trzeba liczyć się z tym, że organ może zakwalifikować sprawę jako udostępnienie danych z zasobu, a nie jako wydanie uproszczonego wypisu.

Warto unikać niejednoznacznych sformułowań typu: proszę o uproszczony wypis w GML. Lepsze jest rozdzielenie żądań: w pierwszej kolejności dokument elektroniczny, a ewentualnie alternatywnie dane w określonym formacie, jeżeli organ udostępnia je w takim trybie.

Co zrobić po odmowie?

Po odmowie należy ustalić, jaką formę przybrało działanie organu. Może to być formalne rozstrzygnięcie, pismo informacyjne, wezwanie do zmiany wniosku albo faktyczna bezczynność. Od tego zależy, czy właściwe będzie odwołanie, ponaglenie, skarga na bezczynność, skarga do sądu administracyjnego czy ponowne, precyzyjniejsze złożenie wniosku.

W piśmie do organu warto powołać się na zasadę pisemności z Kodeksu postępowania administracyjnego, zgodnie z którą sprawy mogą być załatwiane w postaci papierowej lub elektronicznej, oraz na przepisy Prawa geodezyjnego i kartograficznego dotyczące udostępniania informacji z operatu ewidencyjnego. Jednocześnie trzeba zachować ostrożność: nie każda odmowa formatu GML lub SWDE będzie bezprawna, bo organ może wykazać, że żądanie nie dotyczy wypisu, lecz odrębnego materiału lub danych.

Najsilniejsza argumentacja występuje wtedy, gdy wnioskodawca nie domaga się niestandardowej obróbki danych, lecz jedynie elektronicznego doręczenia istniejącego dokumentu, a organ odmawia wyłącznie dlatego, że tabela opłat nie rozróżnia wersji papierowej i elektronicznej.

FAQ

Czy prawo zakazuje wydania uproszczonego wypisu elektronicznie?

Nie ma ogólnego zakazu wydania uproszczonego wypisu z rejestru gruntów w postaci elektronicznej. Spór dotyczy najczęściej tego, czy przepisy i tabela opłat dają podstawę do konkretnej formy oraz czy żądany plik jest wypisem, czy danymi z zasobu.

Czy starostwo musi wydać uproszczony wypis jako GML?

Nie zawsze. GML jest formatem danych, a uproszczony wypis jest dokumentem. Organ może uznać, że wniosek o GML dotyczy udostępnienia danych ewidencyjnych, a nie wydania uproszczonego wypisu.

Czy można żądać pliku SWDE?

Można o niego wnioskować, ale trzeba liczyć się z odmową, jeżeli organ nie udostępnia już danych w tym formacie albo aktualne zasady techniczne przewidują inne standardy. SWDE ma dziś przede wszystkim znaczenie historyczne lub techniczne w starszych systemach.

Czy brak osobnej opłaty za wersję elektroniczną oznacza zakaz jej wydania?

Nie musi tak być. Brak odrębnej stawki może powodować wątpliwości praktyczne, ale sam w sobie nie zawsze przesądza o zakazie. Organ powinien wskazać konkretną podstawę prawną odmowy.

Jak najlepiej napisać wniosek?

Najbezpieczniej oddzielić żądanie dokumentu od żądania danych. Można wnieść o uproszczony wypis w postaci elektronicznej, a osobno, ewentualnie alternatywnie, o dane w określonym formacie, jeżeli organ udostępnia je w takim trybie.

Co zrobić, gdy organ odmawia bez uzasadnienia?

Warto zażądać pisemnego stanowiska z podstawą prawną i uzasadnieniem. Jeżeli organ pozostaje bezczynny albo odmawia w sposób formalny, dalsze działania zależą od trybu sprawy i mogą obejmować ponaglenie, odwołanie albo skargę do sądu administracyjnego.

Podsumowanie

Uproszczony wypis z rejestru gruntów może budzić praktyczne wątpliwości, gdy wnioskodawca chce otrzymać go elektronicznie albo w pliku GML lub SWDE. Najważniejsze jest rozróżnienie dokumentu od danych technicznych. Prawo nie zawiera prostego zakazu elektronicznego wypisu, ale nie daje też w każdej sytuacji bezwzględnego prawa do wybranego formatu pliku.

Jeżeli organ odmawia, powinien wyjaśnić, czy odmawia elektronicznej postaci dokumentu, czy tylko konkretnego formatu. Wnioskodawca powinien natomiast precyzyjnie określić, czy potrzebuje dokumentu do celów urzędowych, czy danych do dalszego przetwarzania. Od tego zależy podstawa prawna, opłata i możliwe środki zaskarżenia.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne, t.j. Dz.U. 1989 nr 30 poz. 163
2. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego
3. Rozporządzenie w sprawie ewidencji gruntów i budynków

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.