Zmiana kierownika budowy – formalności, oświadczenia i wpisy w dzienniku

Zmiana kierownika budowy bywa konieczna z powodów organizacyjnych, konfliktu z dotychczasowym kierownikiem, choroby, rezygnacji z funkcji albo zmiany wykonawcy. Dla inwestora najważniejsze jest to, aby nie powstał okres, w którym roboty są prowadzone bez osoby odpowiedzialnej za kierowanie budową i prowadzenie dokumentacji.

Prawo budowlane nie wymaga dziś, aby inwestor przy każdej zmianie kierownika budowy uzyskiwał zgodę urzędu. Nie oznacza to jednak, że można ograniczyć się do ustnej umowy z nową osobą. Zmiana musi być udokumentowana, widoczna w dzienniku budowy i możliwa do wykazania przy kontroli oraz przy zakończeniu inwestycji.

Kiedy wystarczy zgłoszenie, a kiedy pozwolenie

W przypadku samej zmiany kierownika budowy zasadą jest brak obowiązku uzyskiwania nowego pozwolenia na budowę i brak obowiązku dokonywania zgłoszenia robót. Inwestor nie zmienia przecież samego zamierzenia budowlanego, lecz osobę pełniącą samodzielną funkcję techniczną na budowie.

Podstawą działania jest art. 44 Prawa budowlanego. Przepis ten stanowi, że w razie zmiany kierownika budowy lub kierownika robót inwestor dołącza do dokumentacji budowy oświadczenie o przejęciu obowiązków przez nową osobę. To właśnie ten dokument, razem z wpisem w dzienniku budowy, potwierdza zmianę personalną na budowie.

Inaczej należy ocenić sytuację, w której zmiana kierownika budowy zbiega się ze zmianą zakresu prac. Jeżeli nowy kierownik po analizie dokumentacji wskazuje, że planowane roboty nie mieszczą się w pozwoleniu, zgłoszeniu albo projekcie, inwestor powinien sprawdzić formalności dla tych robót niezależnie od samej zmiany kierownika.

• Jeżeli planowane roboty są objęte obowiązkiem zgłoszenia, zgłoszenie składa się do organu administracji architektoniczno-budowlanej przed rozpoczęciem prac.
• Jeżeli roboty wymagają pozwolenia na budowę albo zmiany pozwolenia na budowę, trzeba uzyskać odpowiednią decyzję przed ich wykonaniem.
• Jeżeli roboty są istotnym odstąpieniem od zatwierdzonego projektu albo warunków pozwolenia, zasadniczo potrzebna jest decyzja o zmianie pozwolenia na budowę albo, przy określonych inwestycjach zgłoszeniowych, ponowne zgłoszenie.

Dlatego przy zmianie kierownika warto od razu przeprowadzić krótki audyt dokumentów: decyzji o pozwoleniu na budowę, projektu budowlanego, projektu technicznego, dziennika budowy, dotychczasowych wpisów oraz ewentualnych zmian projektowych. Pozwala to ustalić, czy problem dotyczy tylko osoby kierownika, czy także legalności dalszych robót.

Jakie dokumenty przygotować

Najważniejszym dokumentem jest oświadczenie nowego kierownika budowy o przejęciu obowiązków. Powinno jednoznacznie wskazywać, kto przejmuje funkcję, dla jakiej inwestycji, od jakiej daty i na podstawie jakich uprawnień budowlanych.

W praktyce dokument powinien zawierać co najmniej:

• dane inwestora oraz oznaczenie inwestycji, w tym adres budowy i numer działki, jeżeli jest potrzebny do identyfikacji sprawy,
• dane decyzji o pozwoleniu na budowę albo zgłoszenia, na podstawie którego prowadzone są roboty,
• imię, nazwisko, dane kontaktowe i numer uprawnień budowlanych nowego kierownika,
• wskazanie specjalności i zakresu uprawnień, tak aby było jasne, że dana osoba może kierować konkretnymi robotami,
• datę przejęcia obowiązków,
• oświadczenie o przyjęciu funkcji kierownika budowy lub kierownika robót,
• podpis osoby przejmującej obowiązki.

Do dokumentacji budowy warto dołączyć również protokół przekazania budowy. Nie zastępuje on oświadczenia wymaganego przez Prawo budowlane, ale ma duże znaczenie dowodowe. W protokole można opisać stan zaawansowania robót, zabezpieczenie terenu, dokumentację przekazaną nowemu kierownikowi, ujawnione nieprawidłowości, roboty zakryte oraz zalecenia na dalszy etap budowy.

Jeżeli dotychczasowy kierownik współpracuje przy zmianie, powinien dokonać wpisu końcowego albo przekazującego w dzienniku budowy. Gdy jest to niemożliwe, przykładowo z powodu nagłego zaprzestania współpracy, inwestor i nowy kierownik powinni tym bardziej starannie udokumentować stan budowy na dzień przejęcia obowiązków. Szerzej sytuację odejścia dotychczasowej osoby omawia artykuł Rezygnacja z funkcji kierownika budowy.

Przy dzienniku papierowym dokumenty przechowuje się razem z dokumentacją budowy. Przy Elektronicznym Dzienniku Budowy trzeba zadbać o dostęp nowego kierownika w systemie oraz o poprawne wpisy. Warto także odebrać dostęp osobie, która przestała pełnić funkcję, aby nie było wątpliwości, kto odpowiada za prowadzenie dziennika po dacie zmiany.

Trzeba pamiętać o tablicy informacyjnej. Skoro na tablicy podaje się imię, nazwisko i numer telefonu kierownika budowy, po zmianie osoby pełniącej tę funkcję dane powinny zostać zaktualizowane. Brak aktualizacji nie zawsze będzie najpoważniejszym problemem na budowie, ale przy kontroli może potwierdzać bałagan w dokumentacji.

Terminy i milcząca zgoda

Przepisy nie wskazują szczególnego terminu w dniach na zmianę kierownika budowy. W praktyce zmiana powinna zostać udokumentowana zanim nowy kierownik zacznie pełnić funkcję i zanim roboty będą kontynuowane pod jego nadzorem. Najbezpieczniej jest przyjąć zasadę: najpierw oświadczenie, wpis w dzienniku i przekazanie dokumentacji, dopiero potem dalsze roboty.

Milcząca zgoda, czyli możliwość rozpoczęcia robót po bezskutecznym upływie terminu na sprzeciw organu, dotyczy zgłoszenia robót budowlanych, a nie samej zmiany kierownika budowy. Dla typowego zgłoszenia organ administracji architektoniczno-budowlanej ma 21 dni od doręczenia zgłoszenia na wniesienie sprzeciwu. Jeżeli sprzeciw nie zostanie wniesiony w tym terminie, inwestor może rozpocząć roboty objęte zgłoszeniem, chyba że przepisy szczególne przewidują inną regułę.

W sprawie samej zmiany kierownika nie czeka się więc na milczącą zgodę urzędu. Nie składa się też wniosku o zatwierdzenie zmiany osoby kierownika. Odpowiedzialność inwestora polega na tym, aby dokument zmiany znalazł się w dokumentacji budowy, a wpisy w dzienniku jasno pokazywały moment przejęcia funkcji.

Jeżeli jednocześnie konieczne jest zgłoszenie dodatkowych robót albo zmiana pozwolenia na budowę, terminy ocenia się według tej odrębnej procedury. Wtedy nie wolno zasłaniać się tym, że nowy kierownik został już ustanowiony. Prawidłowa zmiana kierownika nie legalizuje robót, które same wymagają zgłoszenia, pozwolenia albo zmiany pozwolenia.

Kiedy urząd wnosi sprzeciw

Przy samej zmianie kierownika budowy urząd zasadniczo nie wnosi sprzeciwu, bo przepisy nie przewidują procedury sprzeciwu od zmiany osoby kierownika. Organ może natomiast sprawdzić dokumentację w toku kontroli albo przy zakończeniu budowy. Wtedy brak oświadczenia, niejasne wpisy lub brak osoby odpowiedzialnej za prowadzenie budowy mogą stać się realnym problemem.

Sprzeciw organu ma znaczenie wtedy, gdy inwestor składa zgłoszenie robót. Organ administracji architektoniczno-budowlanej wnosi sprzeciw między innymi wtedy, gdy zgłoszenie dotyczy robót wymagających pozwolenia na budowę, roboty naruszają miejscowy plan, decyzję o warunkach zabudowy albo inne przepisy, albo inwestor rozpoczął roboty z naruszeniem zasad zgłoszenia.

Organ może też wezwać do uzupełnienia zgłoszenia. Takie postanowienie przerywa bieg terminu na wniesienie sprzeciwu. Jeżeli inwestor nie uzupełni braków w wyznaczonym terminie, organ wnosi sprzeciw w drodze decyzji.

W kontekście zmiany kierownika budowy najczęstszy błąd polega na pomieszaniu dwóch spraw: inwestor poprawnie zmienia kierownika, ale jednocześnie kontynuuje roboty zmienione względem projektu. Nowy kierownik powinien wtedy wyraźnie wskazać, czy zmiana ma charakter nieistotny, czy wymaga formalnej procedury. W razie wątpliwości warto uzyskać stanowisko projektanta i sprawdzić, czy nie jest potrzebna zmiana pozwolenia na budowę.

Co grozi za rozpoczęcie prac bez formalności

Jeżeli problem dotyczy tylko nieudokumentowanej zmiany kierownika, ryzykiem jest przede wszystkim niekompletna dokumentacja budowy, trudność w ustaleniu odpowiedzialności za określony etap robót oraz zastrzeżenia przy kontroli lub przy zakończeniu budowy. Dziennik budowy jest dokumentem urzędowym, więc wpisy powinny pozwalać odtworzyć przebieg robót i osoby odpowiedzialne za ich prowadzenie.

Jeżeli natomiast roboty są prowadzone bez wymaganego pozwolenia, bez skutecznego zgłoszenia, pomimo sprzeciwu albo z istotnym odstąpieniem od projektu, ryzyko jest znacznie poważniejsze. Organ nadzoru budowlanego może wstrzymać roboty, zażądać dokumentów, ocen technicznych lub ekspertyz, a następnie nałożyć obowiązki zmierzające do doprowadzenia robót do stanu zgodnego z prawem. W określonych sytuacjach może dojść także do nakazu rozbiórki części obiektu albo doprowadzenia go do stanu poprzedniego.

Prawo budowlane przewiduje również odpowiedzialność wykroczeniową, w tym grzywnę, za wykonywanie robót z naruszeniem przepisów dotyczących pozwolenia, zgłoszenia i określonych obowiązków budowlanych. Odrębna odpowiedzialność może dotyczyć osób pełniących samodzielne funkcje techniczne w budownictwie, jeżeli naruszają swoje obowiązki zawodowe.

Dla inwestora praktyczny wniosek jest prosty: nie należy kontynuować robót, dopóki nie wiadomo, kto formalnie kieruje budową, jakie dokumenty przejął i czy zakres dalszych prac mieści się w dotychczasowej podstawie prawnej inwestycji.

Checklist

FAQ

Czy zmianę kierownika budowy trzeba zgłaszać do nadzoru budowlanego?

Co do zasady nie. Aktualne brzmienie Prawa budowlanego przewiduje, że inwestor dołącza do dokumentacji budowy oświadczenie nowego kierownika o przejęciu obowiązków. W praktyce niektóre inspektoraty udostępniają pomocnicze formularze, ale podstawowy obowiązek wynika z dokumentacji budowy, a nie z decyzji zatwierdzającej zmianę.

Czy nowy kierownik może przejąć budowę bez wpisu poprzedniego kierownika?

Może się zdarzyć, że poprzedni kierownik nie współpracuje albo nie dokona wpisu przekazującego. Nie zwalnia to inwestora z uporządkowania dokumentacji. W takiej sytuacji szczególnie ważne są oświadczenie nowego kierownika, opis stanu budowy, dokumentacja zdjęciowa, protokół przekazania i wpis wyjaśniający okoliczności zmiany.

Kto powinien dokonać wpisu o zmianie kierownika w dzienniku budowy?

Wpisu może dokonać osoba uprawniona do wpisów w dzienniku budowy, w szczególności uczestnik procesu budowlanego. W praktyce dobrze, gdy poprzedni kierownik odnotuje zakończenie funkcji, a nowy kierownik potwierdzi jej przejęcie. Jeżeli dziennik jest elektroniczny, trzeba zadbać także o dostęp nowej osoby do systemu EDB.

Czy nowy kierownik odpowiada za błędy poprzedniego?

Nowy kierownik odpowiada za swoje działania i za etap, którym faktycznie kieruje. Może jednak ponosić ryzyko, jeżeli świadomie kontynuuje roboty mimo widocznych nieprawidłowości albo bez wyjaśnienia stanu budowy. Dlatego przed przyjęciem funkcji powinien zapoznać się z dokumentacją i stanem wykonanych prac.

Czy trzeba zmienić pozwolenie na budowę tylko dlatego, że zmienia się kierownik?

Nie. Sama zmiana kierownika budowy nie jest zmianą pozwolenia. Zmiana pozwolenia może być potrzebna dopiero wtedy, gdy inwestor zamierza istotnie odstąpić od zatwierdzonego projektu lub innych warunków decyzji.

Czy można prowadzić roboty między odejściem starego a powołaniem nowego kierownika?

Jeżeli dla danych robót ustanowienie kierownika budowy jest obowiązkowe, kontynuowanie robót bez kierownika jest ryzykowne. Najbezpieczniej wstrzymać prace do czasu przejęcia funkcji przez nową osobę i dokonania odpowiednich wpisów w dokumentacji.

Czy trzeba aktualizować tablicę informacyjną po zmianie kierownika?

Tak, jeżeli na budowie wymagana jest tablica informacyjna, powinna ona zawierać aktualne dane kierownika budowy. Po zmianie osoby pełniącej tę funkcję dane na tablicy należy poprawić, w szczególności imię, nazwisko i numer telefonu.

Podsumowanie

Zmiana kierownika budowy jest przede wszystkim czynnością dokumentacyjną, ale nie należy jej traktować jako formalności bez znaczenia. Inwestor powinien uzyskać oświadczenie nowej osoby, dołączyć je do dokumentacji, zadbać o wpis w dzienniku budowy, przekazać dokumenty i uporządkować dostęp do EDB albo dziennika papierowego.

Największe ryzyko pojawia się wtedy, gdy zmiana kierownika ujawnia inne problemy: roboty wykonane niezgodnie z projektem, brak wymaganych wpisów, przerwę w nadzorze albo planowane odstępstwo od pozwolenia. Wtedy przed kontynuacją prac warto sprawdzić, czy potrzebne jest zgłoszenie, ponowne zgłoszenie lub decyzja o zmianie pozwolenia na budowę.

Źródła

• Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, w szczególności art. 22, art. 30, art. 36a, art. 42, art. 44, art. 45–47f, art. 50–51 oraz art. 93.
• Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii w sprawie dziennika budowy oraz systemu Elektroniczny Dziennik Budowy.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.