Jak długo przechowywać projekt, dziennik i protokoły budowy?

Dokumentacja budowlana ma znaczenie nie tylko do dnia zakończenia inwestycji. Pozwala ustalić, jak obiekt został zaprojektowany i wykonany, jakie zmiany wprowadzono podczas robót, jakie instalacje sprawdzono oraz czy późniejsze remonty i przebudowy są bezpieczne. Z tego powodu przepisy nie przewidują ogólnego terminu pięciu, dziesięciu ani dwudziestu lat, po którym właściciel może bezpiecznie zniszczyć projekt, dziennik lub protokoły.

Jak długo przechowywać projekt, dziennik i protokoły budowy – ich rola w procesie budowlanym

Prawo budowlane zalicza do dokumentacji budowy między innymi pozwolenie na budowę albo zgłoszenie wraz z załączonym projektem budowlanym, dziennik budowy, protokoły odbiorów częściowych i końcowych, rysunki i opisy służące realizacji obiektu, dokumenty geodezyjne oraz książkę obmiarów. Dokumentacja powykonawcza to dokumentacja budowy uzupełniona o zmiany dokonane podczas robót i geodezyjne pomiary powykonawcze.

Po oddaniu obiektu do użytkowania inwestor przekazuje właścicielowi albo zarządcy dokumentację budowy, dokumentację powykonawczą, inne decyzje i dokumenty dotyczące obiektu oraz potrzebne instrukcje obsługi i eksploatacji. Następnie właściciel albo zarządca ma obowiązek przechowywać te materiały przez okres istnienia obiektu. Nie należy więc liczyć terminu od daty wydania pozwolenia na budowę, zakończenia robót ani zakupu nieruchomości.

Kiedy dokumentacja jest wymagana i od kiedy trzeba ją przechowywać?

Dokumentacja powstaje od etapu przygotowania inwestycji i jest uzupełniana przez cały czas prowadzenia robót. Dziennik budowy prowadzi się odrębnie dla każdego obiektu budowlanego wymagającego pozwolenia na budowę, pozwolenia na rozbiórkę albo zgłoszenia. Nie oznacza to, że przy każdej drobnej pracy zwolnionej z formalności musi istnieć dziennik budowy.

Podczas robót dokumenty powinny pozostawać uporządkowane i dostępne osobom uczestniczącym w procesie budowlanym oraz organom uprawnionym do kontroli. Po zakończeniu inwestycji część dokumentacji składa się wraz z zawiadomieniem o zakończeniu budowy albo wnioskiem o pozwolenie na użytkowanie, zależnie od rodzaju obiektu i podstawy prawnej robót.

Długoterminowy obowiązek właściciela albo zarządcy aktualizuje się po przekazaniu dokumentacji przy oddawaniu obiektu do użytkowania. Gdy inwestor pozostaje właścicielem, odpowiedzialność praktycznie przechodzi płynnie z etapu realizacji na etap użytkowania. Gdy inwestor buduje dla innego podmiotu, przekazanie powinno zostać udokumentowane protokołem z wykazem wszystkich teczek, projektów, protokołów, nośników i instrukcji.

Nie należy mylić okresu przechowywania dokumentacji z czasem obowiązywania decyzji poprzedzających budowę. Zasady dotyczące tego, jak długo są ważne warunki zabudowy, są odrębnym zagadnieniem i nie skracają obowiązku zachowania dokumentów dotyczących już istniejącego obiektu.

Zakres obowiązków i odpowiedzialności

Czynności przed rozpoczęciem robót

Inwestor powinien ustalić, jakie dokumenty będą wymagane dla konkretnego zamierzenia, uzyskać właściwą decyzję albo dokonać zgłoszenia, zgromadzić projekt oraz wystąpić o wydanie dziennika budowy, jeżeli jest wymagany. Już na tym etapie warto przyjąć jeden system oznaczania dokumentów i prowadzić równoległy rejestr tego, kto otrzymał oryginał, kopię lub dostęp elektroniczny.

Przed rozpoczęciem robót trzeba również zadbać o dokumenty osób pełniących samodzielne funkcje techniczne, w szczególności kierownika budowy, kierowników robót, inspektora nadzoru inwestorskiego i projektanta sprawującego nadzór autorski, gdy jest ustanowiony. Zmiany personalne powinny być od razu odnotowywane i udokumentowane. Szczegółową procedurę opisuje poradnik dotyczący zmiany kierownika budowy.

Czynności w trakcie i po zakończeniu

Za prowadzenie dziennika zgodnie z przepisami odpowiada kierownik budowy. Inwestor powinien natomiast dopilnować, aby dokumentacja była kompletowana na bieżąco, a protokoły odbiorów, badań i sprawdzeń trafiały do właściwej teczki. Szczególne znaczenie mają dokumenty dotyczące robót zanikających i zakrywanych, ponieważ po wykonaniu kolejnych warstw ich późniejsza weryfikacja może być trudna albo kosztowna.

Po zakończeniu robót inwestor powinien odebrać od kierownika i wykonawców komplet dokumentów, sprawdzić, czy projekt zawiera naniesione zmiany, oraz zgromadzić geodezyjną inwentaryzację powykonawczą i protokoły wymagane dla instalacji. Następnie przekazuje dokumentację właścicielowi albo zarządcy. Jeżeli dziennik był prowadzony w systemie EDB, przekazaniu podlega wydruk dziennika albo nośnik danych zawierający dziennik pobrany z systemu.

Właściciel albo zarządca powinien przechowywać dokumenty w sposób zabezpieczający je przed wilgocią, pożarem, przypadkowym usunięciem i dostępem osób nieuprawnionych. Przy sprzedaży obiektu, zmianie zarządcy lub przekazaniu administracji należy sporządzić protokół zdawczo-odbiorczy. Wykaz dokumentów powinien być na tyle dokładny, aby nowa osoba mogła stwierdzić, czego brakuje.

Dokumenty, protokoły i wpisy

W praktyce nie wystarczy zachować wyłącznie zatwierdzonej części projektu. Teczka obiektu powinna pozwalać odtworzyć zarówno podstawę prawną robót, jak i ich rzeczywisty przebieg. Zakres dokumentów zależy od rodzaju inwestycji, ale najczęściej należy zgromadzić:

• decyzję o pozwoleniu na budowę albo zgłoszenie wraz z projektem i potwierdzeniem braku sprzeciwu, jeżeli ma zastosowanie;
• projekt budowlany, projekt techniczny oraz rysunki i opisy wykorzystane przy realizacji;
• dziennik budowy w postaci papierowej albo dokument przekazany z systemu EDB;
• protokoły odbiorów częściowych i końcowych, w tym odbiorów robót zanikających i zakrywanych;
• protokoły prób, badań i sprawdzeń instalacji, urządzeń i przewodów, odpowiednio do wyposażenia obiektu;
• dokumenty geodezyjne, geodezyjną inwentaryzację powykonawczą i książkę obmiarów, jeżeli była prowadzona;
• dokumentację powykonawczą z naniesionymi zmianami;
• decyzje, postanowienia, uzgodnienia, opinie i instrukcje eksploatacji dotyczące obiektu;
• późniejsze projekty, protokoły kontroli okresowych, oceny, ekspertyzy i dokumenty techniczne remontów lub przebudów.

W przypadku dokumentów papierowych skan jest bardzo dobrym zabezpieczeniem, ale nie powinien być traktowany jako automatyczny zamiennik oryginału, zwłaszcza gdy przepisy albo organ wymagają przedłożenia dokumentu w określonej postaci. Najbezpieczniejszy model to zachowanie oryginałów oraz wykonanie czytelnej kopii cyfrowej z opisem dokumentu, datą i numerem inwestycji.

Jeżeli papierowy dziennik zaginął, nie należy tworzyć fikcyjnych ani antydatowanych wpisów. Sposób działania zależy od etapu inwestycji i dostępnych dowodów. Praktyczne warianty postępowania omawia artykuł zgubiony dziennik budowy.

Zmiana osoby odpowiedzialnej lub utrata dokumentacji

Zmiana kierownika budowy, inwestora, właściciela, zarządcy albo administratora nie powinna powodować przerwy w ciągłości dokumentacji. Każde przekazanie warto potwierdzić protokołem, w którym wskazuje się datę, osoby przekazującą i przejmującą, oznaczenie obiektu, liczbę teczek, nośniki cyfrowe oraz stwierdzone braki.

Gdy kierownik budowy zmarł, nagle utracił możliwość pełnienia funkcji albo nie może uzupełnić dokumentów, inwestor powinien ustanowić nową osobę i rzetelnie opisać stan robót na dzień przejęcia. Nie należy przenosić odpowiedzialności za wcześniejsze etapy przez pozorne wpisy. Szerzej problem ten opisuje poradnik dotyczący dziennika budowy po śmierci kierownika budowy.

Po utracie dokumentacji należy działać metodycznie:

1. Zabezpieczyć pozostałe materiały. Należy odseparować dokumenty zawilgocone lub uszkodzone, wykonać kopie cyfrowe i zapobiec dalszej utracie danych.
2. Sporządzić wykaz braków. Trzeba ustalić, czy zaginął cały projekt, pojedynczy tom, dziennik, protokoły, mapy czy dokumentacja późniejszych remontów.
3. Ustalić możliwe źródła kopii. Dokumenty mogą posiadać organ administracji architektoniczno-budowlanej, organ nadzoru budowlanego, projektant, kierownik, inspektor, wykonawca, geodeta, osoba wykonująca kontrolę albo poprzedni właściciel. Dostępność akt zależy jednak od konkretnej sprawy i okresów ich przechowywania przez dany podmiot.
4. Udokumentować przyczynę utraty. Warto sporządzić protokół opisujący datę i okoliczności pożaru, zalania, kradzieży, przeprowadzki albo innego zdarzenia oraz dołączyć posiadane potwierdzenia.
5. Zebrać dowody zastępcze. Pomocne mogą być kopie, fotografie robót, korespondencja, faktury, oświadczenia uczestników procesu, dokumenty geodezyjne, wyniki badań i ekspertyza techniczna.
6. Uzgodnić dalsze kroki z właściwym organem. Przy trwającej budowie albo zbliżającym się zakończeniu inwestycji nie należy zakładać, że samodzielnie odtworzona teczka zostanie bez zastrzeżeń zaakceptowana. Zakres wymaganych wyjaśnień zależy od rodzaju braków i stanu robót.

Nie istnieje jeden uniwersalny dokument, który automatycznie zastąpi każdą utraconą część dokumentacji. Odtworzenie materiałów powinno odzwierciedlać rzeczywisty stan obiektu, a nie jedynie formalnie wypełnić pustą teczkę. W razie braku danych o elementach konstrukcyjnych lub instalacjach może być potrzebna inwentaryzacja, odkrywki, badania albo opinia osoby posiadającej odpowiednie uprawnienia.

Skutki uchybień i sposób ich naprawy

Najpoważniejszym skutkiem braków jest niemożność szybkiego wykazania, że obiekt wykonano zgodnie z projektem, pozwoleniem, zgłoszeniem i zasadami wiedzy technicznej. Przy zakończeniu budowy może to prowadzić do wezwania do uzupełnienia dokumentów, konieczności przedstawienia dodatkowych wyjaśnień lub dowodów, a w skomplikowanych przypadkach do postępowania wyjaśniającego albo naprawczego.

Podczas użytkowania brak projektu i protokołów utrudnia planowanie przebudowy, ocenę nośności elementów, lokalizację instalacji oraz ustalenie zakresu wcześniejszych napraw. Może także osłabić pozycję właściciela w sporze z wykonawcą, ubezpieczycielem, kupującym lub sąsiadem. Sam brak dokumentu nie przesądza jednak automatycznie, że obiekt powstał nielegalnie. Trzeba odróżnić brak dowodu od rzeczywistego naruszenia przepisów.

Prawo budowlane przewiduje odpowiedzialność wykroczeniową za niewykonanie obowiązku przechowywania dokumentów związanego z obiektem. Karze grzywny może podlegać również osoba, która nie udostępnia organowi nadzoru budowlanego żądanych informacji lub dokumentów dotyczących prowadzenia robót, przekazania obiektu do użytkowania albo jego utrzymania.

FAQ

Czy projekt budowlany można wyrzucić po 10 latach?

Nie ma ogólnej zasady pozwalającej zniszczyć projekt po 10 latach. Dokumentację przekazaną właścicielowi albo zarządcy należy przechowywać przez cały okres istnienia obiektu.

Jak długo trzeba przechowywać dziennik budowy domu jednorodzinnego?

Także w przypadku domu jednorodzinnego dziennik będący częścią dokumentacji budowy należy zachować przez cały okres istnienia domu. Zwolnienie z obowiązku prowadzenia książki obiektu budowlanego nie oznacza zwolnienia z przechowywania dokumentacji budowy.

Czy skan projektu i protokołów wystarczy?

Skan jest wartościową kopią bezpieczeństwa, ale nie zawsze zastępuje dokument papierowy wymagany w określonej procedurze. Najbezpieczniej przechowywać oryginały oraz niezależny komplet czytelnych kopii cyfrowych.

Kto przechowuje dokumentację po sprzedaży nieruchomości?

Obowiązek wynikający z użytkowania obiektu obciąża aktualnego właściciela albo zarządcę. Dlatego przy sprzedaży lub zmianie zarządcy dokumenty powinny zostać przekazane protokolarnie wraz z dokładnym spisem.

Co zrobić, gdy kupiłem stary budynek bez dokumentacji?

Należy sporządzić wykaz braków, zwrócić się do zbywcy, zarządcy, właściwych organów, projektanta i innych uczestników dawnych robót, a następnie ocenić, czy potrzebna jest inwentaryzacja lub ekspertyza. Zakres odtwarzania zależy od planowanych prac i stanu technicznego obiektu.

Czy brak dziennika budowy oznacza samowolę budowlaną?

Nie automatycznie. Brak dokumentu utrudnia jednak wykazanie legalności i prawidłowego przebiegu robót. Organ może oczekiwać innych wiarygodnych dowodów, a sposób dalszego postępowania zależy od okoliczności sprawy.

Czy elektroniczny dziennik budowy zwalnia z archiwizacji?

Nie. Przy oddawaniu obiektu do użytkowania inwestor przekazuje właścicielowi albo zarządcy wydruk dziennika z systemu EDB lub nośnik danych zawierający pobrany dziennik. Warto dodatkowo zadbać o bezpieczną kopię pliku i opis nośnika.

Czy stare protokoły kontroli można zastąpić nowymi?

Nowa kontrola pokazuje aktualny stan, ale nie zastępuje historii technicznej obiektu. Starsze protokoły, oceny i ekspertyzy należy gromadzić, ponieważ mogą dokumentować wcześniejsze usterki, zalecenia i wykonane naprawy.

Podsumowanie

Projekt, dziennik budowy, protokoły odbiorów i dokumentację powykonawczą należy traktować jako trwałą dokumentację obiektu, a nie akta potrzebne wyłącznie do zakończenia inwestycji. Właściciel albo zarządca powinien przechowywać je przez cały okres istnienia obiektu, systematycznie uzupełniać o dokumenty późniejszych robót i kontroli oraz protokolarnie przekazywać następcy.

Jeżeli dokumentacja jest niekompletna, najlepiej najpierw sporządzić dokładny wykaz braków, zabezpieczyć posiadane materiały i rozpocząć odtwarzanie dokumentów z wiarygodnych źródeł. Przy trwającej budowie, zakończeniu inwestycji albo braku danych ważnych dla bezpieczeństwa nie należy improwizować wpisów; właściwy sposób działania trzeba dobrać do konkretnych dokumentów i stanu obiektu.

Źródła

• Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, w szczególności art. 3 pkt 13 i 14, art. 47a–47f, art. 60, art. 63–65, art. 81c oraz art. 93.
• Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii w sprawie dziennika budowy oraz systemu Elektroniczny Dziennik Budowy.
• Wyjaśnienia Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego dotyczące przechowywania dokumentacji i protokołów kontroli przez okres istnienia obiektu.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.