Zmiany projektu w Elektronicznym Dzienniku Budowy

Podczas budowy często pojawia się potrzeba zmiany materiału, przebiegu instalacji, wymiarów obiektu, układu pomieszczeń albo sposobu wykonania określonego elementu. Problem polega na tym, że nie każda zmiana może zostać wprowadzona wyłącznie na podstawie ustaleń inwestora z wykonawcą lub krótkiego wpisu w dzienniku budowy.

Elektroniczny Dziennik Budowy, czyli EDB, służy do rejestrowania przebiegu robót oraz zdarzeń i okoliczności mających znaczenie dla technicznej oceny ich prawidłowości. Nie jest jednak miejscem, w którym zatwierdza się projekt zamienny albo uzyskuje zgodę organu na istotne odstąpienie. Dlatego dokumentowanie zmiany powinno być ostatnim elementem prawidłowo przeprowadzonej procedury, a nie sposobem na jej pominięcie.

Rola zmian projektu w Elektronicznym Dzienniku Budowy

Podstawowe znaczenie ma rozróżnienie trzech sytuacji: odstąpienia od zatwierdzonego projektu zagospodarowania działki lub terenu albo projektu architektoniczno-budowlanego, zmiany innych warunków pozwolenia na budowę oraz zmiany projektu technicznego. Każda z nich może wymagać innych czynności.

Za kwalifikację zamierzonego odstąpienia odpowiada projektant. Inwestor, kierownik budowy ani wykonawca nie powinni samodzielnie przesądzać, że dana zmiana jest nieistotna tylko dlatego, że wydaje się niewielka lub nie wpływa na wygląd całego obiektu.

Za istotne mogą zostać uznane między innymi odstąpienia dotyczące liczby kondygnacji, zmiany sposobu użytkowania, zwiększenia obszaru oddziaływania poza działkę inwestora, naruszenia ustaleń planu miejscowego lub decyzji o warunkach zabudowy, a także przekroczenia ustawowych wartości odnoszących się do powierzchni zabudowy albo wysokości, długości lub szerokości obiektu. Znaczenie mogą mieć również wymagane uzgodnienia, pozwolenia i zgłoszenia.

Kiedy EDB i wpis o zmianie projektu są wymagane?

Dziennik budowy prowadzi się przy robotach wymagających ustanowienia kierownika budowy. Może on mieć postać papierową albo elektroniczną, z wyjątkiem przypadków, w których przepisy wyłączają formę elektroniczną. Jeżeli dziennik został rozpoczęty w EDB, może być dalej prowadzony wyłącznie elektronicznie. Nie można po wystąpieniu problemu z dostępem przejść samodzielnie na dziennik papierowy.

Przepisy nie przewidują jednego, odrębnego wpisu zatytułowanego „zmiana projektu”, obowiązkowego w każdej sytuacji. Dziennik ma jednak rejestrować przebieg robót oraz zdarzenia i okoliczności mające znaczenie dla oceny ich prawidłowości. Jeżeli zatem zmiana wpływa na zakres, sposób wykonania, zgodność z projektem, odbiór robót albo bezpieczeństwo konstrukcji, powinna znaleźć wyraźne odzwierciedlenie w dokumentacji i wpisach.

Wpis jest szczególnie potrzebny, gdy:

• kierownik budowy wstrzymuje określone roboty do czasu uzyskania stanowiska projektanta,
• projektant kwalifikuje odstąpienie jako nieistotne i przygotowuje rysunek oraz opis,
• inwestor rozpoczyna procedurę zmiany pozwolenia na budowę albo ponownego zgłoszenia,
• organ wydał decyzję pozwalającą kontynuować roboty według zmienionego projektu,
• zmiana dotyczy robót ulegających zakryciu lub zanikających,
• projektant sprawujący nadzór autorski wydaje zalecenia dotyczące wykonania zmienionego rozwiązania,
• po zmianie projektu konieczne jest przeprowadzenie dodatkowych prób, badań lub odbiorów.

Inwestor jest uprawniony do dokonywania wpisów, ale jego wpis nie zastępuje oceny technicznej projektanta ani czynności kierownika budowy. Zakres uprawnień inwestora szerzej wyjaśnia artykuł wpis inwestora w dzienniku budowy.

Najważniejszy termin ma charakter praktyczny: kwalifikacja i wymagane formalności powinny zostać przeprowadzone przed wykonaniem robót objętych zmianą. Wpis dokonany po zakończeniu zmienionych prac nie cofnie naruszenia, jeżeli wcześniej potrzebna była decyzja o zmianie pozwolenia albo ponowne zgłoszenie.

Zakres obowiązków i odpowiedzialności

Za prawidłowe przeprowadzenie zmiany odpowiada kilka osób, ale każda w innym zakresie. Inwestor organizuje proces i zapewnia dokumenty, projektant kwalifikuje zmianę i opracowuje rozwiązania projektowe, a kierownik budowy odpowiada za prowadzenie robót zgodnie z aktualną podstawą prawną i dokumentacją.

Nie można przerzucić całej odpowiedzialności na wykonawcę. Uzgodnienie dokonane na budowie przez inwestora i ekipę wykonawczą nie jest wystarczające, jeżeli zmiana wymaga udziału projektanta, uzgodnienia rzeczoznawcy albo decyzji organu.

Czynności przed rozpoczęciem zmienionych robót

Przed wykonaniem prac odbiegających od projektu należy:

1. dokładnie opisać zamierzoną zmianę i wskazać część projektu, której ona dotyczy,
2. wstrzymać roboty w zakresie, który mógłby utrudnić prawidłową ocenę albo późniejsze przywrócenie zgodności,
3. przekazać projektantowi aktualny projekt, decyzję o pozwoleniu na budowę lub zgłoszenie oraz dotychczasową dokumentację,
4. uzyskać pisemną kwalifikację odstąpienia,
5. ustalić, czy konieczne są ponowne uzgodnienia, opinie albo pozwolenia,
6. w przypadku odstąpienia istotnego złożyć wymagany wniosek lub zgłoszenie i nie rozpoczynać objętych nim prac przed uzyskaniem podstawy prawnej,
7. uzupełnić dokumentację budowy i dokonać właściwego wpisu w EDB.

Projektant powinien ocenić zmianę w odniesieniu do całego zatwierdzonego zamierzenia, a nie wyłącznie pojedynczego rysunku. Przykładowo pozornie prosta dodatkowa wiata może wpływać na projekt zagospodarowania działki, powierzchnię zabudowy, odległości od granic albo możliwość zakończenia budowy. Odrębne zagadnienia związane z takim przypadkiem omawia poradnik fotowoltaika przy domu a odbiór budynku.

Czynności w trakcie i po zakończeniu

Podczas wykonywania zmienionych robót kierownik budowy powinien korzystać z aktualnej wersji projektu i kontrolować, czy wykonawca realizuje dokładnie rozwiązanie zatwierdzone lub zakwalifikowane przez projektanta. Jeżeli na budowie ujawnią się dalsze odstępstwa, procedurę trzeba przeprowadzić ponownie w odniesieniu do nowego zakresu.

W EDB należy zachować czytelną chronologię. Z wpisów powinno wynikać, kiedy zauważono potrzebę zmiany, kto ją ocenił, jakie dokumenty sporządzono, czy roboty zostały wstrzymane oraz od kiedy mogły być kontynuowane. Nie należy ograniczać wpisu do sformułowania „wykonano zgodnie ze zmianą”, jeżeli nie wiadomo, o jaką zmianę chodzi i gdzie znajduje się jej dokumentacja.

Po wykonaniu robót trzeba zadbać o wymagane odbiory, protokoły, badania i próby. Zmiany wprowadzone podczas budowy powinny zostać uwzględnione w dokumentacji powykonawczej. Kierownik budowy nie powinien składać oświadczenia o zgodności wykonania obiektu z projektem i przepisami, jeżeli nie wyjaśniono istniejących odstępstw.

Dokumenty, protokoły i wpisy

Sam wpis tekstowy nie zastępuje dokumentów projektowych. Zakres dokumentacji zależy od rodzaju zmiany, ale najczęściej należy przygotować:

• opis planowanej zmiany i wskazanie jej przyczyny,
• pisemną kwalifikację projektanta,
• rysunek i opis nieistotnego odstąpienia,
• zaktualizowany projekt techniczny, jeżeli zmiana dotyczy tej części projektu,
• ponowne uzgodnienia, opinie lub pozwolenia, jeżeli były wymagane dla zmienionego rozwiązania,
• projekt zamienny i decyzję o zmianie pozwolenia na budowę, jeżeli odstąpienie jest istotne,
• potwierdzenie skutecznego ponownego zgłoszenia, gdy taki tryb znajduje zastosowanie,
• protokoły odbiorów robót zanikających lub ulegających zakryciu,
• wyniki badań, prób i sprawdzeń dotyczących zmienionych elementów.

Protokoły związane z robotami można sporządzać na oddzielnych arkuszach lub prowadzić w odrębnym zbiorze. W dzienniku powinien wówczas znaleźć się wpis wskazujący, że taki zbiór jest prowadzony. Wpis powinien umożliwić jednoznaczne powiązanie dokumentu z konkretnym etapem budowy.

Praktyczny wpis dotyczący zmiany może zawierać:

• datę oraz oznaczenie obiektu i zakresu robót,
• opis zmienianego rozwiązania,
• oznaczenie autora i daty kwalifikacji projektanta,
• informację, czy odstąpienie uznano za istotne, nieistotne czy dotyczące projektu technicznego,
• wskazanie rysunku, opisu, wersji projektu lub decyzji związanej ze zmianą,
• informację o wstrzymaniu albo dopuszczeniu kontynuacji określonych prac,
• odnotowanie wymaganych odbiorów, prób i zaleceń.

Jeżeli wpis jest błędny, nie należy poprawiać go przez usuwanie historii albo tworzenie wpisu z datą wsteczną. Zgodnie z zasadami prowadzenia dziennika korekty dokonuje się w kolejnym wpisie, podając prawidłową treść i uzasadniając zmianę.

Przy przejęciu budowy przez inną osobę dokumenty dotyczące zmian powinny zostać przekazane razem z całą dokumentacją. Procedurę personalną i wymagane oświadczenia opisuje artykuł zmiana kierownika budowy.

Zmiana osoby lub utrata dokumentacji

Zmiana kierownika budowy, kierownika robót, inspektora nadzoru inwestorskiego albo projektanta sprawującego nadzór autorski nie powoduje automatycznego unieważnienia wcześniejszych wpisów. Trzeba jednak jednoznacznie ustalić datę zakończenia funkcji poprzedniej osoby i datę jej przejęcia przez następcę.

Osoba kończąca funkcję powinna opisać stan zaawansowania i zabezpieczenia robót. Nowa osoba potwierdza przejęcie obowiązków oraz wskazuje swoje uprawnienia. Przy EDB czynności te są powiązane z przydzielaniem i odbieraniem właściwych uprawnień w systemie. Uczestnik pozbawiony dostępu może jeszcze przez 14 dni dokonać wpisów dotyczących okresu pełnienia funkcji.

Przy zmianie projektanta szczególnego znaczenia nabiera uporządkowanie wersji projektu. Nowy projektant powinien otrzymać dotychczasowe rysunki, opisy, kwalifikacje odstąpień, uzgodnienia, protokoły i wpisy. Nie powinien potwierdzać wcześniejszych zmian bez możliwości zapoznania się ze stanem obiektu i dokumentami.

EDB ogranicza ryzyko fizycznego zagubienia samego dziennika, ponieważ dane znajdują się w systemie. Nadal można jednak utracić dokumentację projektową, lokalne kopie rysunków, protokoły, pliki z podpisami albo dostęp do konta. W razie problemu należy przede wszystkim odzyskać dostęp oficjalną procedurą, wyeksportować dostępne dane oraz odtworzyć dokumenty od projektanta, organu, inspektora, wykonawcy i innych uczestników procesu.

Nie wolno tworzyć fikcyjnych dokumentów ani odtwarzać wpisów z datą wsteczną. Jeżeli brakuje dowodów dotyczących robót zakrytych, mogą być potrzebne dodatkowe oględziny, odkrywki, badania lub opinia techniczna. Problemy dotyczące utraty tradycyjnego dokumentu szerzej przedstawia poradnik zgubiony dziennik budowy.

Skutki uchybień i sposób ich naprawy

Najpoważniejszym błędem jest wykonanie istotnego odstąpienia przed uzyskaniem wymaganej decyzji albo przeprowadzeniem właściwej procedury zgłoszeniowej. W takim przypadku późniejszy wpis w EDB ani kwalifikacja sporządzona po wykonaniu robót nie legalizują automatycznie powstałego stanu.

Organ nadzoru budowlanego może wstrzymać roboty i wszcząć postępowanie naprawcze. W zależności od okoliczności inwestor może zostać zobowiązany do przedstawienia odpowiednich dokumentów, projektu zamiennego, wykonania określonych czynności lub doprowadzenia obiektu do stanu zgodnego z prawem. Wynik postępowania zależy między innymi od zgodności wykonanych robót z przepisami techniczno-budowlanymi, planem miejscowym, decyzją o warunkach zabudowy i innymi wymaganiami.

Wykonywanie robót w sposób istotnie odbiegający od zatwierdzonego projektu może również prowadzić do odpowiedzialności wykroczeniowej. Osoby pełniące samodzielne funkcje techniczne mogą ponosić odpowiedzialność zawodową, jeżeli niedbale wykonują swoje obowiązki albo dopuszczają do robót niezgodnych z projektem i przepisami.

Sposób naprawy powinien odpowiadać rodzajowi uchybienia:

• Brak wpisu, ale kompletna i prawidłowa dokumentacja: należy dokonać aktualnego wpisu opisującego stan faktyczny i wskazującego istniejące dokumenty, bez udawania, że wpis powstał wcześniej.
• Błędny wpis: trzeba wprowadzić kolejny wpis zawierający prawidłową treść i uzasadnienie korekty.
• Brak kwalifikacji projektanta: należy wstrzymać dalsze roboty objęte zmianą i przekazać sprawę projektantowi.
• Nieistotna zmiana bez rysunku i opisu: projektant powinien uzupełnić dokumentację na podstawie rzeczywistego stanu, jeżeli może go rzetelnie ocenić.
• Zmiana wymagająca uzgodnienia: trzeba uzyskać wymagane stanowisko i ocenić, czy roboty mogą pozostać w wykonanej postaci.
• Wykonane istotne odstąpienie: należy przerwać dalsze prace i przeanalizować sytuację z projektantem oraz prawnikiem przed podjęciem czynności wobec organu.
• Brak dowodów dotyczących robót zakrytych: mogą być konieczne badania, odkrywki, inwentaryzacja albo ekspertyza techniczna.

Przykłady

Poniższe sytuacje pokazują, dlaczego podobnie wyglądające zmiany mogą wymagać zupełnie innych działań.

FAQ

Czy wpis w EDB legalizuje zmianę projektu?

Nie. Wpis dokumentuje zdarzenie i przebieg robót, ale nie zastępuje kwalifikacji projektanta, projektu zamiennego, decyzji o zmianie pozwolenia ani ponownego zgłoszenia.

Kto decyduje, czy odstąpienie jest istotne?

Kwalifikacji dokonuje projektant posiadający odpowiednie uprawnienia. Inwestor, wykonawca i kierownik budowy mogą zgłosić potrzebę zmiany oraz przedstawić swoje uwagi, ale nie powinni samodzielnie zastępować oceny projektanta.

Czy każda zmiana projektu wymaga decyzji o zmianie pozwolenia?

Nie. Decyzja jest co do zasady potrzebna przy istotnym odstąpieniu od zatwierdzonego projektu lub innych warunków pozwolenia. Nieistotne odstąpienie dokumentuje projektant rysunkiem i opisem, a zmiany projektu technicznego przeprowadza się według zasad dotyczących tej części dokumentacji.

Czy można dokonać wpisu po wykonaniu zmienionych robót?

Można i należy opisać aktualny stan faktyczny, jeżeli wcześniejszego wpisu zabrakło. Nie wolno jednak wpisywać nieprawdziwej daty ani sugerować, że wymagane formalności zostały dopełnione przed wykonaniem prac. Późniejszy wpis nie usuwa skutków wcześniejszego naruszenia.

Co zrobić, gdy projektant nie chce zakwalifikować zmiany?

Nie należy wykonywać spornych robót bez wyjaśnienia sytuacji. Inwestor może uzyskać opinię innego projektanta posiadającego właściwe uprawnienia, ale nowa osoba musi otrzymać pełną dokumentację i przyjąć odpowiedzialność za własne opracowanie. Sam konflikt z dotychczasowym projektantem nie oznacza zgody na zmianę.

Czy do EDB trzeba przepisać całą treść projektu zamiennego?

Nie. Wpis powinien jednoznacznie wskazywać zmianę, jej podstawę, autora dokumentacji oraz moment dopuszczenia robót. Pełny projekt, rysunki, opisy, uzgodnienia i decyzje pozostają elementami dokumentacji budowy.

Czy można usunąć błędny wpis w EDB?

Nie powinno się usuwać historii dokumentu. Poprawkę wprowadza się przez kolejny wpis zawierający prawidłową treść oraz wyjaśnienie przyczyny korekty. Dzięki temu zachowana zostaje chronologia czynności.

Czy po rozpoczęciu EDB można wrócić do dziennika papierowego?

Nie. Dziennik budowy prowadzony elektronicznie może być kontynuowany tylko w postaci elektronicznej. Możliwe jest natomiast przejście z dziennika papierowego na elektroniczny po przeprowadzeniu ustawowej procedury.

Podsumowanie

Zmianę projektu należy najpierw ocenić pod względem technicznym i prawnym, a dopiero później wykonać oraz udokumentować w Elektronicznym Dzienniku Budowy. Kluczowa jest kwalifikacja projektanta, sprawdzenie wymaganych uzgodnień i ustalenie, czy potrzebna jest zmiana pozwolenia, ponowne zgłoszenie czy jedynie aktualizacja dokumentacji.

Jeżeli zmiana została już wykonana bez wymaganych dokumentów, trzeba zatrzymać dalsze roboty w tym zakresie, odtworzyć rzeczywisty stan i ustalić właściwy sposób naprawy. Wpisu nie należy antydatować, a braków formalnych nie można usuwać przez samo dopisanie w EDB, że roboty wykonano zgodnie z projektem.

Źródła

• Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. Prawo budowlane, w szczególności art. 36a, art. 36b, art. 44, art. 45, art. 45a, art. 47a–47u, art. 50–51, art. 57, art. 93 oraz art. 95–96.
• Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 22 grudnia 2022 r. w sprawie dziennika budowy oraz systemu Elektroniczny Dziennik Budowy, w szczególności § 6–15.
• Oficjalne instrukcje Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego dotyczące systemu EDB oraz portalu e-Budownictwo.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.