Definicja pomieszczenia biurowego w MPZP

Czy istnieje definicja pomieszczenia biurowego?

W polskich przepisach nie ma jednej, powszechnej definicji legalnej pomieszczenia biurowego, którą można byłoby automatycznie zastosować do każdego pozwolenia na budowę. To pojęcie może występować w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego, w decyzjach administracyjnych, w dokumentacji projektowej albo w języku potocznym, ale jego znaczenie trzeba ustalać w konkretnym kontekście.

Jeżeli MPZP zawiera własną definicję pomieszczenia biurowego, powierzchni biurowej albo funkcji biurowej, ta definicja jest punktem wyjścia dla organu i projektanta. Jeżeli plan takiej definicji nie zawiera, pojęcie powinno być interpretowane zgodnie z językiem prawnym, technicznym i potocznym, z uwzględnieniem funkcji pomieszczenia oraz celu regulacji parkingowej.

W praktyce pomieszczeniem biurowym będzie zwykle pomieszczenie przeznaczone do pracy administracyjnej, organizacyjnej, księgowej, projektowej, obsługi klienta, pracy przy komputerze albo zarządzania procesami firmy. Nie każde pomieszczenie, w którym pracownik pojawia się okresowo, musi jednak automatycznie być pomieszczeniem biurowym.

Trzeba też odróżnić pojęcie użyte w MPZP od pojęć BHP. Przepisy BHP pomagają ustalić, czy dane miejsce jest pomieszczeniem pracy, stałej pracy albo czasowej pracy, ale organ architektoniczno-budowlany może badać przede wszystkim zgodność projektu z planem miejscowym.

Pomieszczenie pracy, stałej pracy i czasowej pracy

Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy pomieszczeniem pracy jest pomieszczenie przeznaczone na pobyt pracowników, w którym wykonywana jest praca. Przepisy rozróżniają także pomieszczenia stałej pracy i czasowej pracy.

Pomieszczenie stałej pracy to pomieszczenie pracy, w którym łączny czas przebywania tego samego pracownika w ciągu doby przekracza 4 godziny. Pomieszczenie czasowej pracy to pomieszczenie pracy, w którym łączny czas przebywania tego samego pracownika w ciągu doby trwa od 2 do 4 godzin.

Rozporządzenie przewiduje również, że nie uważa się za przeznaczone na pobyt pracowników pomieszczeń, w których łączny czas przebywania tych samych pracowników w ciągu jednej zmiany roboczej jest krótszy niż 2 godziny, a wykonywane czynności mają charakter dorywczy albo praca polega na krótkotrwałym przebywaniu związanym z dozorem, konserwacją urządzeń lub utrzymaniem czystości i porządku.

Te definicje są istotne, bo mogą wzmacniać argument, że dane pomieszczenie nie jest typowym pomieszczeniem pracy. Nie oznacza to jednak automatycznie, że organ musi przyjąć taką samą kwalifikację na potrzeby wskaźnika parkingowego z MPZP. Jeżeli plan posługuje się pojęciem pomieszczenia biurowego, trzeba zbadać, czy chodzi mu o każde pomieszczenie związane z funkcją biurową, czy tylko o pomieszczenia z faktycznymi stanowiskami pracy biurowej.

Jak kwalifikować pomieszczenie monitorowania pojazdów GPS?

Pomieszczenie przeznaczone do monitorowania pojazdów przez system GPS może być oceniane różnie, zależnie od rzeczywistej funkcji i sposobu zaprojektowania. Jeżeli w pomieszczeniu mają znajdować się stanowiska komputerowe, biurka, monitory, telefony, dokumentacja i ma tam odbywać się regularna praca operacyjna lub administracyjna, organ może uznać je za pomieszczenie biurowe albo co najmniej za pomieszczenie o funkcji zbliżonej do biurowej.

Inaczej można argumentować, gdy pomieszczenie ma charakter techniczny, dyspozytorski, dozorowy albo pomocniczy, a pracownik wchodzi do niego wyłącznie doraźnie, na krótki czas, bez stałego stanowiska pracy. Wtedy warto w projekcie wyraźnie opisać, że nie jest to pokój biurowy, lecz pomieszczenie obsługi systemu, monitoringu albo dozoru technicznego, z określeniem przewidywanego czasu przebywania pracowników.

Samo stwierdzenie, że pracownik „czasami” przebywa w pomieszczeniu mniej niż 2 godziny, jest zbyt słabe. Organ może z tego wywnioskować, że w innych dniach albo sytuacjach praca trwa dłużej. Jeżeli inwestor chce oprzeć argumentację na krótkotrwałym przebywaniu, opis powinien być jednoznaczny: należy wskazać, czy w normalnym sposobie użytkowania ten sam pracownik w ogóle nie będzie przebywał tam 2 godzin lub dłużej w ciągu zmiany.

Czy sala konferencyjna jest pomieszczeniem biurowym?

Sala konferencyjna nie zawsze jest klasycznym pokojem biurowym, ponieważ nie musi zawierać stałych stanowisk pracy. Może służyć spotkaniom, naradom, prezentacjom albo szkoleniom. Jeżeli jednak znajduje się w budynku o funkcji biurowej i jest funkcjonalnie związana z działalnością biura, organ może próbować traktować ją jako część zaplecza biurowego.

Znaczenie ma dokładne brzmienie MPZP. Jeżeli plan mówi o „pomieszczeniach biurowych”, argument za wyłączeniem sali konferencyjnej może być silniejszy niż wtedy, gdy plan odwołuje się do „powierzchni biurowej”, „funkcji biurowej” albo „usług biurowych”. Im szersze pojęcie w planie, tym większe ryzyko wliczenia sali konferencyjnej do powierzchni wpływającej na liczbę miejsc parkingowych.

Liczba pracowników a liczba miejsc parkingowych

W opisanej sytuacji argument, że w budynku będzie pracować maksymalnie 4 pracowników, może mieć znaczenie pomocnicze, ale nie musi przesądzać sprawy. Jeżeli MPZP ustala wskaźnik parkingowy jako 2 miejsca na każde rozpoczęte 50 m² pomieszczeń biurowych, organ będzie w pierwszej kolejności badał powierzchnię i kwalifikację pomieszczeń, a nie wyłącznie liczbę zatrudnionych.

Dlatego najważniejsze jest przygotowanie tabeli pomieszczeń z funkcją każdego pomieszczenia, powierzchnią, przewidywanym wyposażeniem, liczbą stałych stanowisk pracy oraz opisem, czy praca ma charakter stały, czasowy, dorywczy czy techniczny. Taka tabela powinna być spójna z rzutami, opisem technicznym i częścią architektoniczno-budowlaną projektu.

Jak odpowiedzieć organowi w postępowaniu o pozwolenie na budowę?

Organ administracji architektoniczno-budowlanej sprawdza między innymi zgodność projektu zagospodarowania działki lub terenu oraz projektu architektoniczno-budowlanego z ustaleniami MPZP. Podstawą takiej kontroli jest Prawo budowlane, w szczególności przepisy dotyczące sprawdzania projektu przed wydaniem decyzji o pozwoleniu na budowę.

Jeżeli urząd przyjmuje szerszą kwalifikację pomieszczeń i żąda większej liczby miejsc parkingowych, warto złożyć pisemne wyjaśnienie, w którym projektant lub inwestor:

• przytoczy dokładne brzmienie wskaźnika parkingowego z MPZP,
• wskaże, czy plan definiuje pomieszczenie biurowe, powierzchnię biurową albo funkcję biurową,
• opisze funkcję każdego spornego pomieszczenia,
• wykaże, czy w pomieszczeniu będą stałe stanowiska pracy,
• wyjaśni przewidywany czas przebywania tych samych pracowników,
• uzasadni, dlaczego dane pomieszczenie ma charakter techniczny, dozorowy, konferencyjny lub pomocniczy, a nie biurowy.

Jeżeli organ mimo wyjaśnień utrzyma swoje stanowisko, dalsze kroki zależą od etapu sprawy i treści pisma organu. Inaczej odpowiada się na wezwanie do uzupełnienia projektu, inaczej na postanowienie, a inaczej na decyzję odmowną. W razie decyzji niekorzystnej zasadniczo możliwe jest skorzystanie ze środków zaskarżenia przewidzianych w procedurze administracyjnej.

Najbezpieczniejsza argumentacja w opisanej sprawie

Najsilniejsza argumentacja nie powinna opierać się wyłącznie na twierdzeniu, że w budynku będzie mało pracowników. Lepszym kierunkiem jest wykazanie, że część pomieszczeń nie jest pomieszczeniami biurowymi w rozumieniu MPZP, bo nie służy pracy administracyjnej ani stałej pracy biurowej.

W przypadku pomieszczeń monitorowania pojazdów warto unikać niejednoznacznych sformułowań. Jeżeli pomieszczenie ma służyć regularnej obsłudze systemu GPS przy komputerach, organ może mieć podstawy do uznania go za biurowe. Jeżeli natomiast jest to pomieszczenie techniczno-monitoringowe, używane dorywczo i bez stałych stanowisk pracy, należy to opisać wprost oraz konsekwentnie nazwać w całej dokumentacji.

W przypadku sali konferencyjnej warto wskazać, że nie jest ona pokojem pracy biurowej, lecz pomieszczeniem spotkań. Trzeba jednak liczyć się z tym, że przy szeroko napisanym MPZP organ może traktować ją jako część funkcji biurowej budynku.

FAQ

Czy każde pomieszczenie z komputerem jest pomieszczeniem biurowym?

Nie. Sam komputer nie przesądza jeszcze o funkcji biurowej. Znaczenie ma to, czy w pomieszczeniu zaprojektowano stałe lub regularne stanowisko pracy biurowej oraz czy wykonywane są tam czynności administracyjne, operacyjne lub organizacyjne.

Czy pomieszczenie używane krócej niż 2 godziny dziennie zawsze można wyłączyć?

Nie zawsze. Próg 2 godzin wynika z przepisów BHP dotyczących pomieszczeń przeznaczonych na pobyt pracowników. Może być pomocny, ale przy wskaźniku parkingowym z MPZP organ bada także funkcję pomieszczenia i brzmienie planu.

Czy liczba 4 pracowników wystarczy, aby zmniejszyć liczbę miejsc parkingowych?

Nie musi wystarczyć. Jeżeli MPZP ustala parkingi od powierzchni pomieszczeń biurowych, a nie od liczby zatrudnionych, organ może wymagać miejsc parkingowych według metrażu. Liczba pracowników może być jedynie argumentem pomocniczym.

Co zrobić, gdy urząd inaczej interpretuje MPZP niż projektant?

Najlepiej złożyć pisemne wyjaśnienia i doprecyzować projekt: nazwy pomieszczeń, ich funkcję, wyposażenie, czas przebywania pracowników i brak stałych stanowisk pracy. Jeżeli organ wyda niekorzystne rozstrzygnięcie, trzeba ocenić możliwość zaskarżenia w konkretnym trybie.

Czy sala konferencyjna wlicza się do powierzchni biurowej?

To zależy od MPZP i funkcji sali. Jeżeli plan mówi wąsko o pomieszczeniach biurowych, można argumentować, że sala konferencyjna jest pomieszczeniem pomocniczym. Przy szerszym pojęciu funkcji biurowej ryzyko jej wliczenia jest większe.

Podsumowanie

Definicji pomieszczenia biurowego trzeba szukać przede wszystkim w konkretnym MPZP. Jeżeli plan jej nie zawiera, należy odwołać się do funkcji pomieszczenia, sposobu użytkowania, wyposażenia i pomocniczo do przepisów BHP o pomieszczeniach pracy. W sporze o liczbę miejsc parkingowych kluczowe jest precyzyjne wykazanie, że sporne pomieszczenia nie służą pracy biurowej, lecz mają charakter techniczny, dozorowy, konferencyjny albo pomocniczy.

Źródła:

1. Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane, Dz.U. 1994 nr 89 poz. 414

2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 r. w sprawie ogólnych przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, t.j. Dz.U. 2003 nr 169 poz. 1650

3. Ustawa z dnia 27 marca 2003 r. o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym, Dz.U. 2003 nr 80 poz. 717

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.