Elektroniczny Dziennik Budowy (EDB) – założenie, uprawnienia i wpisy

Elektroniczny Dziennik Budowy – kiedy stosuje się tę procedurę?

Elektroniczny Dziennik Budowy nie jest odrębnym pozwoleniem na rozpoczęcie inwestycji. To elektroniczna postać dziennika budowy, czyli urzędowego dokumentu służącego do rejestrowania przebiegu robót oraz zdarzeń i okoliczności mających znaczenie dla technicznej oceny prawidłowości wykonywania robót.

Zgodnie z art. 45 Prawa budowlanego dziennik budowy prowadzi się w przypadku robót wymagających ustanowienia kierownika budowy. Oznacza to, że nie każda drobna robota budowlana i nie każde zgłoszenie prowadzą automatycznie do obowiązku założenia dziennika. Najpierw trzeba ustalić, czy w konkretnym przypadku przepisy wymagają kierownika budowy.

Jeżeli dziennik jest wymagany, inwestor może obecnie wybrać jego postać papierową albo elektroniczną. Ustawowy okres przejściowy został wydłużony: dzienniki papierowe mogą być wydawane do 31 grudnia 2031 r. Od 1 stycznia 2032 r. EDB ma być obowiązkową postacią dziennika dla robót, przy których wymagane jest jego prowadzenie. Szczególne regulacje dotyczą terenów zamkniętych związanych z bezpieczeństwem państwa; w szczególności EDB nie stosuje się do robót na terenach zamkniętych ustalonych decyzją Ministra Obrony Narodowej.

Jeżeli inwestor rozpoczął prowadzenie dziennika papierowego, może później przejść na EDB. Po wydaniu elektronicznego dziennika kierownik budowy albo inwestor zamyka dziennik papierowy odpowiednim wpisem. Kierunek odwrotny jest zasadniczo niedopuszczalny: dziennik już prowadzony elektronicznie może być kontynuowany wyłącznie elektronicznie. Według wyjaśnień GUNB rozpoczęciem prowadzenia EDB jest dokonanie pierwszego wpisu; przed pierwszym wpisem możliwe jest jeszcze zwrócenie się do organu o dezaktywację elektronicznego dziennika.

Jeżeli jedna decyzja obejmuje kilka odrębnych obiektów budowlanych, nie oznacza to automatycznie jednego wspólnego dziennika. Dziennik prowadzi się odrębnie dla każdego obiektu, dla którego jest wymagany. Dla obiektów liniowych przepisy pozwalają natomiast prowadzić odrębny dziennik dla wydzielonego odcinka robót.

Właściwy organ i uczestnicy postępowania

O wydanie EDB występuje inwestor. W zwykłej inwestycji realizowanej na podstawie pozwolenia na budowę, pozwolenia na rozbiórkę albo zgłoszenia właściwy jest organ administracji architektoniczno-budowlanej. W pierwszej instancji będzie to najczęściej starosta albo prezydent miasta na prawach powiatu. W sprawach należących ustawowo do właściwości wojewody dziennik wydaje organ szczebla wojewódzkiego.

Inaczej jest przy robotach prowadzonych na podstawie decyzji o legalizacji budowy albo decyzji o pozwoleniu na wznowienie robót. W tych przypadkach właściwy do wydania dziennika jest organ nadzoru budowlanego, czyli odpowiednio organ szczebla powiatowego albo wojewódzkiego. GUNB utrzymuje i rozwija system EDB, ale nie jest organem wydającym dziennik dla zwykłej inwestycji tylko dlatego, że dziennik ma postać elektroniczną.

EDB nie rozstrzyga również, czy dana inwestycja wymaga pozwolenia, zgłoszenia, czy może być realizowana bez tych formalności. Jeżeli ten etap nie został jeszcze ustalony, pomocny jest poradnik pozwolenie na budowę czy zgłoszenie? tabela robót.

Po wydaniu EDB role uczestników nie są nadawane wszystkim automatycznie. Ustawa rozdziela kompetencje:

• inwestor otrzymuje dostęp do wydanego dziennika i udostępnia go pozostałym uczestnikom procesu budowlanego oraz innym osobom uprawnionym;
• kierownik budowy odpowiada za prowadzenie dziennika zgodnie z przepisami;
• kierownik robót, inspektor nadzoru inwestorskiego i projektant sprawujący nadzór autorski otrzymują odpowiednie uprawnienia stosownie do pełnionej funkcji;
• kierownik budowy albo kierownik robót udostępnia dziennik uprawnionemu geodecie wykonującemu czynności na budowie oraz osobom upoważnionym do dokonywania wpisów w związku z kontrolą;
• upoważnieni pracownicy nadzoru budowlanego oraz innych właściwych organów mogą dokonywać wpisów w ramach przeprowadzanych czynności kontrolnych.

Samo przekazanie komuś loginu do własnego konta nie jest prawidłowym sposobem udzielania dostępu. Każdy użytkownik powinien korzystać z własnego konta i własnego uwierzytelnienia. Konto w systemie jest przypisane wyłącznie do osoby, która je założyła.

Dokumenty i załączniki potrzebne do EDB

Dokumenty i dane obowiązkowe

Wniosek o wydanie dziennika elektronicznego składa się bezpośrednio w systemie EDB. Prawo budowlane wymaga wskazania przede wszystkim:

• imienia i nazwiska albo nazwy inwestora,
• organu, który wydał decyzję uprawniającą do robót albo przyjął zgłoszenie,
• daty wydania decyzji albo dokonania zgłoszenia,
• numeru decyzji lub znaku sprawy – gdy podstawą jest decyzja,
• adresu e-mail potrzebnego do obsługi elektronicznego dziennika.

Każda osoba, która ma korzystać z EDB i dokonywać wpisów, musi posiadać konto w systemie. Przy jego zakładaniu podaje się imię, nazwisko i adres e-mail, a dostęp wymaga uwierzytelnienia użytkownika.

Jeżeli wniosek składa pełnomocnik, dołącza dokument pełnomocnictwa oraz – gdy opłata jest należna – potwierdzenie jej uiszczenia. Zgodnie z aktualnymi materiałami GUNB dokumenty pełnomocnictwa dołącza się osobno do każdego wniosku o wydanie dziennika.

Inwestor ma również obowiązek zapewnić dołączenie do dziennika kopii uprawnień budowlanych osób pełniących funkcję kierownika budowy, kierownika robót, inspektora nadzoru inwestorskiego i – w przewidzianym ustawą przypadku – projektanta sprawującego nadzór autorski. Kopii nie trzeba dołączać, jeżeli dane uprawnienia figurują w centralnym rejestrze osób posiadających uprawnienia budowlane.

Dokumenty pomocnicze i dowody

Wniosek o EDB nie służy ponownemu składaniu całej dokumentacji, na podstawie której uzyskano zgodę na inwestycję. Nie należy więc mylić dokumentów potrzebnych do uruchomienia dziennika z dokumentacją wymaganą wcześniej w postępowaniu budowlanym. Zakres tej dokumentacji omawia odrębny poradnik: projekt budowlany do pozwolenia na budowę.

Przed złożeniem wniosku dobrze mieć pod ręką decyzję albo dane zgłoszenia, dokładne oznaczenie obiektu, dane osób, którym mają zostać powierzone funkcje na budowie, oraz numery ich uprawnień. Ma to szczególne znaczenie, gdy jedna decyzja obejmuje kilka obiektów, ponieważ dla poszczególnych obiektów mogą być potrzebne odrębne dzienniki.

W toku budowy znaczenie mają także protokoły związane z robotami lub sporządzone podczas ich wykonywania. Przepisy przewidują ich ujmowanie w dzienniku. Jeżeli protokół sporządzono na oddzielnych arkuszach, arkusze albo ich kopie dołącza się do dziennika lub przechowuje w odrębnym zbiorze, odnotowując w dzienniku prowadzenie takiego zbioru.

Przebieg procedury EDB krok po kroku

1. Ustal, czy dla robót trzeba prowadzić dziennik. Punktem wyjścia jest obowiązek ustanowienia kierownika budowy. EDB nie powinien być zakładany wyłącznie dlatego, że inwestor posiada pozwolenie lub dokonał jakiegoś zgłoszenia – trzeba sprawdzić konkretny reżim robót.

2. Sprawdź, czy możesz już skutecznie wystąpić o dziennik. Organ nie może wydać EDB przed dniem, w którym decyzja będąca podstawą robót stała się wykonalna albo inwestor nabył prawo do wykonywania robót na podstawie zgłoszenia. Przy inwestycjach zgłoszeniowych ważne jest więc prawidłowe ustalenie chwili, od której można rozpocząć roboty. Zagadnienie to szerzej omawia poradnik o milczącej zgodzie urzędu po zgłoszeniu robót budowlanych.

3. Załóż konto i złóż wniosek w EDB. Wniosek o dziennik elektroniczny składa się elektronicznie w systemie. Należy wskazać właściwy organ i dane decyzji albo zgłoszenia. Jeżeli jedna decyzja dotyczy kilku obiektów wymagających odrębnych dzienników, trzeba utworzyć odpowiednie wnioski dla poszczególnych obiektów. GUNB wprost wskazuje, że jeden wniosek obejmujący kilka takich obiektów może zostać odrzucony.

4. Poczekaj na wydanie dziennika. W przypadku EDB organ nie przekazuje papierowej książki. Wydanie polega na zapewnieniu inwestorowi dostępu do konkretnego elektronicznego dziennika, któremu system nadaje indywidualny numer.

5. Nadaj uprawnienia osobom pełniącym funkcje. Przed rozpoczęciem robót inwestor powinien wskazać w dzienniku osobę, której powierza funkcję kierownika budowy. Jeżeli ustanowiono inspektora nadzoru inwestorskiego albo projektanta sprawującego nadzór autorski, również przypisuje się im odpowiednie role. Kierownika robót wskazuje inwestor albo kierownik budowy przed rozpoczęciem robót, za które dana osoba ma odpowiadać.

W EDB czynności te wykonuje się przez przydzielenie odpowiednich uprawnień. Osoba, której powierzono funkcję, musi ją następnie przyjąć za pomocą funkcji systemu. Nie należy więc utożsamiać wysłania zaproszenia z zakończeniem całej procedury objęcia funkcji.

6. Prowadź wpisy chronologicznie i na bieżąco z przebiegiem budowy. Z wpisów powinna wynikać kolejność robót, zdarzeń i okoliczności istotnych dla oceny technicznej. Dziennik nie jest kalendarzem, w którym trzeba opisywać każdą drobną czynność wykonawcy, ale nie może również zawierać wielotygodniowych luk dotyczących istotnych etapów, odbiorów, zmian, poleceń czy zdarzeń mających znaczenie dla prawidłowości robót.

Przed rozpoczęciem budowy albo rozbiórki kierownik budowy potwierdza wpisem otrzymanie od inwestora zatwierdzonego projektu budowlanego oraz, jeżeli jest wymagany, projektu technicznego albo projektu rozbiórki. Wpisy mogą następnie dotyczyć między innymi istotnych etapów robót, robót ulegających zakryciu, wyników kontroli, poleceń uczestników procesu, zdarzeń wpływających na bezpieczeństwo, przerw w pracach czy okoliczności wpływających na zgodność realizacji z projektem.

7. Błędy poprawiaj kolejnym wpisem. System ma zapewniać integralność danych i rozliczalność wpisów. Jeżeli wcześniejszy wpis jest błędny, należy zamieścić kolejny wpis z prawidłową treścią oraz uzasadnieniem wprowadzonej zmiany. Nie powinno się próbować tworzyć dokumentacji tak, jakby wcześniejszy błędny wpis nigdy nie istniał.

8. Prawidłowo dokumentuj zmianę osoby pełniącej funkcję. Kierownik budowy, kierownik robót, inspektor nadzoru inwestorskiego albo projektant sprawujący nadzór autorski, który przestaje pełnić funkcję, powinien dokonać wpisu określającego stan zaawansowania i zabezpieczenia robót. Osoba przejmująca funkcję potwierdza jej przyjęcie. Jeżeli poprzednia osoba nie może dokonać wpisu, robi to osoba obejmująca funkcję i wskazuje przyczynę braku wpisu poprzednika.

9. Zamknij dziennik po zakończeniu robót. Dziennik zamyka wpisem kierownik budowy. W EDB skutkiem jest nadanie mu statusu „zamknięty”. Jeżeli po zamknięciu okaże się, że roboty muszą być kontynuowane, przepisy pozwalają ponownie nadać kierownikowi uprawnienia do wpisów. Po złożeniu zawiadomienia o zakończeniu budowy albo wniosku o pozwolenie na użytkowanie możliwość ponownego nadania tych uprawnień zapewnia właściwy organ nadzoru budowlanego.

Terminy, opłaty i skutek prawny EDB

Przepisy nie ustanawiają jednego ogólnego terminu typu 24 lub 48 godzin na każdy zwykły wpis do dziennika. Obowiązują jednak konkretne wymagania dotyczące czynności wykonywanych przed rozpoczęciem robót, przy zmianie osób pełniących funkcje i przy zamknięciu dziennika. Ponadto wpisy muszą zachowywać chronologię przebiegu robót. Odkładanie istotnych wpisów na wiele tygodni może podważać wartość dowodową dokumentacji i utrudnić późniejsze odtworzenie rzeczywistego przebiegu budowy.

Dziennik budowy jest dokumentem urzędowym. Ma znaczenie nie tylko dla bieżącej organizacji inwestycji, lecz także przy kontroli nadzoru budowlanego, zakończeniu budowy oraz w późniejszych sporach dotyczących przebiegu robót. Uprawnienia w EDB nie zastępują jednak materialnoprawnych podstaw prowadzenia inwestycji. Jeżeli zgłoszenie spotka się ze skutecznym sprzeciwem organu, samo uzyskanie dostępu do dziennika nie daje prawa do rozpoczęcia robót. Skutki takiej sytuacji opisuje poradnik sprzeciw do zgłoszenia robót budowlanych.

Odrzucenie wniosku, sprzeciw lub bezczynność – co można zrobić?

W systemie EDB organ może zatwierdzić albo odrzucić wniosek. Odrzucenie może wynikać na przykład z błędnego określenia obiektu, próby objęcia jednym dziennikiem kilku odrębnych obiektów, niewłaściwego organu albo braku materialnej podstawy do wydania dziennika. W pierwszej kolejności trzeba ustalić konkretny powód widoczny w systemie lub wskazany przez urząd. Drobne błędy techniczne i literowe mogą być korygowane w toku obsługi wniosku, natomiast błąd dotyczący istoty sprawy może wymagać złożenia prawidłowego wniosku.

Nie należy utożsamiać odrzucenia wniosku o EDB ze sprzeciwem wobec zgłoszenia robót budowlanych. Sprzeciw jest instytucją dotyczącą samej podstawy wykonywania określonych robót. Jeżeli inwestor nie nabył jeszcze prawa do wykonywania robót na podstawie zgłoszenia, trzydniowy termin na wydanie dziennika nie rozpoczyna biegu.

Podobnie trzeba rozdzielić błędy w formularzu EDB od braków wcześniejszego zgłoszenia. Jeśli problem leży w dokumentacji zgłoszeniowej, właściwe mogą być reguły dotyczące uzupełnienia braków w zgłoszeniu robót budowlanych, a nie samo ponowne klikanie wniosku w systemie EDB.

Wydanie dziennika jest czynnością dotyczącą uprawnienia wynikającego z przepisów prawa, a nie typowym postępowaniem kończącym się decyzją administracyjną o „przyznaniu EDB”. Dlatego nie można automatycznie zakładać, że każde systemowe odrzucenie otwiera zwykłą ścieżkę czternastodniowego odwołania właściwą dla decyzji administracyjnej. Gdy organ kwestionuje prawo inwestora do dziennika mimo spełnienia przesłanek, trzeba ustalić formę i podstawę prawną jego działania, a następnie dobrać odpowiedni środek prawny, w tym w razie potrzeby ochronę przed sądem administracyjnym.

Jeżeli natomiast spełnione są ustawowe warunki wydania dziennika, a organ pozostaje bezczynny po upływie 3 dni roboczych, warto zachować potwierdzenie złożenia wniosku, informację o jego statusie oraz dokument pozwalający ustalić dzień, od którego decyzja była wykonalna albo inwestor miał prawo rozpocząć roboty na podstawie zgłoszenia. GUNB wskazuje, że opieszałość przy wydawaniu dziennika może być zwalczana skargą na bezczynność na podstawie art. 3 § 2 pkt 8 Prawa o postępowaniu przed sądami administracyjnymi. Przed wniesieniem skargi należy sprawdzić wymagania procesowe właściwe dla konkretnej sprawy.

Jeżeli przeszkoda ma wyłącznie charakter techniczny – przykładowo użytkownik nie może się uwierzytelnić, zaakceptować roli albo wykonać funkcji dostępnej w systemie – trzeba odróżnić awarię systemu od działania właściwego organu. Zgłoszenie błędu do obsługi EDB może rozwiązać problem techniczny, ale nie zastępuje czynności procesowych wobec organu, jeżeli spór dotyczy prawa do wydania dziennika.

Najczęstsze błędy przy zakładaniu i prowadzeniu EDB

Najwięcej problemów wynika nie z samej obsługi aplikacji, lecz z pomieszania roli EDB z innymi procedurami budowlanymi. Do typowych błędów należą:

• złożenie jednego wniosku o dziennik dla kilku odrębnych obiektów objętych jedną decyzją,
• założenie, że wydanie EDB samo w sobie zezwala na rozpoczęcie robót,
• rozpoczęcie robót bez prawidłowego przydzielenia i przyjęcia wymaganych funkcji w systemie,
• udostępnianie własnego konta innej osobie zamiast nadania jej indywidualnych uprawnień,
• próba usuwania sensu wcześniejszego błędnego wpisu zamiast dokonania prawidłowej korekty kolejnym wpisem,
• odebranie dostępu kierownikowi bez prawidłowego udokumentowania zakończenia pełnienia funkcji i stanu robót,
• założenie, że po rozpoczęciu prowadzenia EDB można w dowolnym momencie wrócić do dziennika papierowego.

Trzeba również pamiętać o szczególnej ochronie osoby, której inwestor odbiera dostęp do elektronicznego dziennika. Uczestnik procesu budowlanego może dokonać wpisu jeszcze przez 14 dni od dnia pozbawienia go dostępu. Rozwiązanie to ma zapobiegać sytuacji, w której odebranie uprawnień systemowych uniemożliwiłoby uczestnikowi udokumentowanie zdarzeń związanych z wykonywaną wcześniej funkcją.

FAQ – praktyczne pytania o Elektroniczny Dziennik Budowy

Czy inwestor może sam dokonywać wpisów w EDB?

Tak. Inwestor jest uczestnikiem procesu budowlanego, a uczestnicy procesu są uprawnieni do dokonywania wpisów. Nie oznacza to jednak przejęcia odpowiedzialności kierownika budowy za prawidłowe prowadzenie dziennika. Ponadto określone czynności – na przykład potwierdzenie przejęcia funkcji albo zamknięcie dziennika – powinny być wykonywane przez osobę, której przepisy przypisują dane zadanie.

Czy do EDB konieczny jest Profil Zaufany?

Nie musi to być wyłącznie Profil Zaufany. System korzysta z elektronicznego uwierzytelnienia użytkowników. Według aktualnych informacji GUNB dostęp może odbywać się między innymi za pomocą Profilu Zaufanego, aplikacji mObywatel, e-Dowodu albo obsługiwanej bankowości elektronicznej.

Czy można odebrać kierownikowi budowy dostęp do dziennika?

System zapewnia inwestorowi możliwość pozbawienia uczestnika procesu budowlanego dostępu, ale nie wolno wykonywać tej funkcji w sposób utrudniający lub uniemożliwiający uczestnikowi realizację ustawowych praw i obowiązków. Odebranie dostępu powinno odpowiadać rzeczywistemu zakończeniu lub zmianie funkcji i właściwemu udokumentowaniu stanu robót. Dodatkowo przez 14 dni od pozbawienia dostępu uczestnik zachowuje możliwość dokonania wpisu.

Czy wydanie EDB zastępuje zawiadomienie o rozpoczęciu robót?

Nie. EDB jest dziennikiem budowy, a nie zamiennikiem innych obowiązków poprzedzających rozpoczęcie inwestycji. Jeżeli Prawo budowlane wymaga zawiadomienia organu nadzoru budowlanego o zamierzonym terminie rozpoczęcia robót, inwestor musi ten obowiązek wykonać niezależnie od uzyskania EDB.

Co dzieje się z EDB po przeniesieniu pozwolenia na nowego inwestora?

Po wydaniu wykonalnej decyzji o przeniesieniu pozwolenia na budowę, pozwolenia na wznowienie robót albo praw i obowiązków wynikających ze zgłoszenia właściwy organ zapewnia dostęp do EDB nowemu inwestorowi i pozbawia dostępu dotychczasowego inwestora. Ma na to 3 dni robocze od dnia, w którym decyzja o przeniesieniu stała się wykonalna.

Czy po zamknięciu EDB można jeszcze wznowić wpisy?

Tak, jeżeli rzeczywiście zachodzi potrzeba kontynuowania robót. Inwestor może ponownie nadać kierownikowi budowy uprawnienia do dokonywania wpisów. Jeżeli wcześniej dokonano już zawiadomienia o zakończeniu budowy albo złożono wniosek o pozwolenie na użytkowanie, techniczną możliwość ponownego nadania uprawnień zapewnia właściwy organ nadzoru budowlanego.

Źródła

• Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, tekst jednolity ogłoszony w Dz.U. z 2026 r. poz. 524 ze zmianami obowiązującymi na dzień 10 września 2026 r., w szczególności art. 41, art. 42, art. 45 oraz art. 47a–47v.
• Rozporządzenie Ministra Rozwoju i Technologii z dnia 22 grudnia 2022 r. w sprawie dziennika budowy oraz systemu Elektroniczny Dziennik Budowy, Dz.U. z 2023 r. poz. 45.
• Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, w szczególności art. 3 § 2 pkt 8.
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej, w szczególności część IV załącznika dotycząca dokumentu pełnomocnictwa.
• Główny Urząd Nadzoru Budowlanego – oficjalny system Elektroniczny Dziennik Budowy oraz materiały informacyjne i odpowiedzi dotyczące EDB.