Przywrócenie terminu do odwołania w sprawie budowlanej

W sprawach budowlanych terminy bywają szczególnie istotne, ponieważ decyzja może dotyczyć pozwolenia na budowę, odmowy pozwolenia, sprzeciwu wobec zgłoszenia, nakazu rozbiórki, legalizacji, wstrzymania robót albo obowiązku wykonania określonych czynności. Jeżeli strona nie złoży odwołania w terminie, organ odwoławczy co do zasady stwierdzi uchybienie terminu. Wyjątkiem jest sytuacja, w której spełnione zostaną przesłanki przywrócenia terminu.

Podstawą procedury są art. 58–60 Kodeksu postępowania administracyjnego. Nie wystarczy jednak samo stwierdzenie, że strona nie wiedziała o terminie, była zajęta albo przeoczyła pouczenie. Trzeba wykazać okoliczności, które obiektywnie uniemożliwiły dokonanie czynności mimo zachowania należytej staranności.

Przywrócenie terminu do odwołania w sprawie budowlanej – kiedy stosuje się tę procedurę?

Przywrócenie terminu stosuje się wtedy, gdy ustawowy termin do wniesienia odwołania już upłynął, a uchybienie nastąpiło bez winy strony. W typowym postępowaniu administracyjnym odwołanie wnosi się w ciągu 14 dni od dnia doręczenia decyzji stronie. Termin ten ma charakter procesowy, dlatego może zostać przywrócony na zasadach Kodeksu postępowania administracyjnego.

Do przywrócenia terminu konieczne jest łączne spełnienie czterech warunków:

• termin do wniesienia odwołania rzeczywiście upłynął,
• uchybienie nastąpiło bez winy strony,
• wniosek został wniesiony w ciągu 7 dni od ustania przyczyny uchybienia,
• jednocześnie z wnioskiem wniesiono odwołanie.

Brak winy ocenia się rygorystycznie. Strona powinna pokazać, że nawet przy rozsądnej organizacji swoich spraw nie mogła dotrzymać terminu. Usprawiedliwieniem może być na przykład nagła hospitalizacja połączona z brakiem możliwości kontaktu, poważny wypadek, zdarzenie losowe odcinające dostęp do dokumentów albo udokumentowana awaria systemu teleinformatycznego, jeżeli pismo miało być wniesione elektronicznie i nie było realnej alternatywy.

Zwykle nie wystarczą natomiast: urlop, natłok obowiązków, błędne zapisanie daty, zapomnienie o odbiorze korespondencji, nieznajomość prawa, oczekiwanie na dodatkową opinię albo przekonanie, że odwołanie można złożyć później. Jeżeli strona działa przez pełnomocnika, błąd lub zaniedbanie pełnomocnika co do zasady obciąża stronę.

Przed złożeniem wniosku trzeba także sprawdzić, czy termin w ogóle rozpoczął bieg. Jeżeli decyzja nie została skutecznie doręczona, została wysłana na niewłaściwy adres albo doręczenie elektroniczne było wadliwe, problem może dotyczyć braku rozpoczęcia terminu, a nie jego przywrócenia. W takiej sytuacji można wnosić odwołanie jako złożone w terminie, a ostrożnościowo sformułować również wniosek o przywrócenie terminu na wypadek odmiennej oceny organu.

Właściwy organ i uczestnicy postępowania

O przywróceniu terminu do wniesienia odwołania rozstrzyga ostatecznie organ właściwy do rozpatrzenia odwołania. Wniosek należy więc zaadresować do organu odwoławczego, ale ponieważ równocześnie trzeba wnieść odwołanie, komplet pism składa się co do zasady za pośrednictwem organu, który wydał decyzję w pierwszej instancji.

W typowej sprawie administracji architektoniczno-budowlanej decyzję w pierwszej instancji wydaje starosta albo prezydent miasta na prawach powiatu, a organem odwoławczym jest wojewoda. Jeżeli decyzję w pierwszej instancji wydał wojewoda, organ odwoławczy należy ustalić na podstawie przepisów szczególnych i pouczenia w decyzji; w wielu sprawach Prawa budowlanego będzie nim Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego.

W sprawach nadzoru budowlanego układ organów jest inny. Od decyzji powiatowego inspektora nadzoru budowlanego odwołanie rozpoznaje wojewódzki inspektor nadzoru budowlanego, natomiast od rozstrzygnięć wojewódzkiego inspektora wydanych w pierwszej instancji właściwy może być Główny Inspektor Nadzoru Budowlanego. Zawsze należy sprawdzić pouczenie zamieszczone w konkretnej decyzji.

Uczestnikami postępowania są strony ustalone według rodzaju sprawy. W postępowaniu o pozwolenie na budowę może to być inwestor oraz właściciele, użytkownicy wieczyści lub zarządcy nieruchomości znajdujących się w obszarze oddziaływania obiektu. W postępowaniu nadzorczym krąg stron może być inny. Samo sąsiedztwo inwestycji nie zawsze oznacza status strony.

Jeżeli problem pojawił się jeszcze na etapie ustalania wymaganej procedury dla robót, pomocne będzie odrębne zestawienie: pozwolenie na budowę czy zgłoszenie? tabela robót. Wniosek o przywrócenie terminu nie służy bowiem do zastępowania właściwej procedury budowlanej, lecz do odtworzenia możliwości wniesienia spóźnionego środka odwoławczego.

Dokumenty i załączniki

Nie istnieje jeden urzędowy formularz wniosku o przywrócenie terminu. Pismo musi jednak pozwalać organowi ustalić, jakiej decyzji dotyczy, kiedy upłynął termin, dlaczego został przekroczony i kiedy ustała przeszkoda. Dokumenty powinny być uporządkowane tak, aby tworzyły spójną chronologię.

dokumenty obowiązkowe

Podstawowy komplet obejmuje:

• wniosek o przywrócenie terminu do wniesienia odwołania,
• odwołanie od decyzji, którego nie wniesiono w terminie,
• oznaczenie strony, adres do korespondencji i dane pełnomocnika, jeżeli został ustanowiony,
• wskazanie decyzji: organ, data, numer lub znak sprawy oraz przedmiot rozstrzygnięcia,
• opis przyczyny uchybienia terminu i daty jej ustania,
• jednoznaczne żądanie przywrócenia terminu,
• podpis strony albo prawidłowo umocowanego pełnomocnika.

Odwołanie nie musi być bardzo rozbudowane, ale powinno jasno wskazywać, że strona nie zgadza się z decyzją i czego oczekuje. W sprawie budowlanej warto od razu podać konkretne zarzuty, ponieważ organ odwoławczy po przywróceniu terminu będzie oceniał meritum sprawy. Jeżeli spór dotyczy dokumentacji inwestycji, przydatny może być osobny poradnik: projekt budowlany do pozwolenia na budowę. Do wniosku należy jednak dołączać tylko materiały istotne dla konkretnej decyzji i zarzutów.

dokumenty pomocnicze i dowody

Brak winy trzeba uprawdopodobnić. Nie jest wymagane przeprowadzenie pełnego postępowania dowodowego jak przy udowadnianiu faktu, ale samo ogólne oświadczenie strony zwykle jest zbyt słabe. W zależności od przyczyny warto dołączyć:

• kartę informacyjną leczenia szpitalnego, zaświadczenie lekarskie lub dokumentację potwierdzającą nagły i ciężki stan zdrowia,
• protokół Policji, straży pożarnej, zarządcy budynku albo ubezpieczyciela dotyczący wypadku, pożaru, zalania lub innego zdarzenia losowego,
• potwierdzenia awarii systemu, komunikaty operatora, zrzuty ekranu z datą i godziną oraz zgłoszenia do pomocy technicznej,
• kopertę, zwrotne potwierdzenie odbioru, urzędowe poświadczenie doręczenia albo historię doręczeń elektronicznych,
• dowody pobytu poza miejscem zamieszkania tylko wtedy, gdy wyjazd był nagły, niezawiniony i rzeczywiście uniemożliwiał działanie,
• oświadczenia osób, które mogą potwierdzić przebieg zdarzeń,
• pełnomocnictwo i dowód opłaty skarbowej, jeżeli pełnomocnik nie był wcześniej ustanowiony w sprawie.

Dokument medyczny powinien nie tylko potwierdzać chorobę, ale również pozwalać powiązać jej przebieg z realnym brakiem możliwości sporządzenia, podpisania lub nadania odwołania. Samo zwolnienie lekarskie nie zawsze wystarczy, zwłaszcza gdy stan zdrowia nie wyłączał kontaktu z pełnomocnikiem albo wysłania krótkiego pisma.

Przebieg procedury krok po kroku

1. Ustal datę skutecznego doręczenia decyzji. Sprawdź zwrotne potwierdzenie odbioru, kopertę, awizo, urzędowe poświadczenie doręczenia albo dane z systemu e-Doręczeń. Bez tego nie da się prawidłowo ocenić, czy termin rzeczywiście został przekroczony.
2. Oblicz pierwotny termin odwoławczy. W typowej sprawie wynosi on 14 dni od doręczenia decyzji. Dnia doręczenia nie wlicza się do terminu. Jeżeli ostatni dzień przypada w sobotę albo dzień ustawowo wolny od pracy, termin upływa następnego dnia, który nie jest sobotą ani dniem wolnym.
3. Ustal przyczynę uchybienia i dzień jej ustania. To od dnia ustania przeszkody biegnie nieprzywracalny termin 7 dni na złożenie wniosku.
4. Przygotuj wniosek o przywrócenie terminu. Opisz zdarzenia chronologicznie, wskaż brak winy, datę ustania przeszkody oraz podstawę prawną z art. 58 Kodeksu postępowania administracyjnego.
5. Przygotuj i podpisz odwołanie. Odwołanie musi zostać wniesione jednocześnie z wnioskiem. Najbezpieczniej złożyć oba pisma jako jeden komplet z osobnymi nagłówkami i listą załączników.
6. Dodaj wniosek o wstrzymanie wykonania decyzji, jeżeli jest potrzebny. Trzeba go sformułować wyraźnie i uzasadnić ryzykiem nieodwracalnych lub trudnych do usunięcia skutków.
7. Złóż pisma we właściwym miejscu. Komplet adresuje się do organu odwoławczego, lecz składa za pośrednictwem organu pierwszej instancji, który wydał decyzję.
8. Zachowaj dowód wniesienia. Przy piśmie papierowym będzie to potwierdzenie z biura podawczego albo dowód nadania, a przy piśmie elektronicznym urzędowe poświadczenie przedłożenia lub dowód skutecznego wysłania na właściwy adres do doręczeń elektronicznych.

W przypadku zgłoszenia robót budowlanych trzeba odróżnić odwołanie od decyzji o sprzeciwie od samego oczekiwania na upływ terminu organu. Zasady działania po bezskutecznym upływie terminu na sprzeciw wyjaśnia poradnik: milcząca zgoda urzędu po zgłoszeniu robót budowlanych.

Terminy, opłaty i skutek prawny

Termin 7 dni liczy się według zasad z art. 57 Kodeksu postępowania administracyjnego. Dnia, w którym ustała przeszkoda, nie wlicza się do terminu. Jeżeli więc przeszkoda ustała w poniedziałek, pierwszym dniem jest wtorek. Wniosek powinien zostać wniesiony najpóźniej siódmego dnia, z uwzględnieniem reguły dotyczącej sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.

Złożenie wniosku o przywrócenie terminu i samego odwołania co do zasady nie podlega opłacie skarbowej. Jeżeli jednak strona ustanawia pełnomocnika i składa dokument pełnomocnictwa, zwykle powstaje obowiązek zapłaty 17 zł opłaty skarbowej, chyba że zastosowanie ma ustawowe zwolnienie, na przykład dla pełnomocnictwa udzielonego małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu lub rodzeństwu.

Uwzględnienie wniosku oznacza, że odwołanie jest traktowane tak, jakby mogło zostać rozpoznane pomimo pierwotnego spóźnienia. Nie oznacza to automatycznego uchylenia decyzji. Organ odwoławczy dopiero przechodzi do analizy zarzutów, dokumentów i prawidłowości rozstrzygnięcia.

Wniosek nie wstrzymuje sam z siebie wykonania decyzji. Jeżeli decyzja stała się ostateczna lub wykonalna i może prowadzić do rozpoczęcia robót, rozbiórki, wykonania obowiązku albo innych trudnych do odwrócenia skutków, należy wyraźnie wnieść o wstrzymanie jej wykonania. Organ może zastosować art. 60 Kodeksu postępowania administracyjnego, ale wymaga to osobnego żądania.

Jeżeli spóźnione odwołanie dotyczy decyzji o sprzeciwie wobec zgłoszenia, trzeba równolegle ocenić materialne podstawy zakwestionowania rozstrzygnięcia. Szerzej opisuje to artykuł: sprzeciw do zgłoszenia robót budowlanych.

Odmowa, sprzeciw lub bezczynność – środki działania

W sprawie terminu do wniesienia odwołania rozstrzyga organ odwoławczy w drodze postanowienia. Ponieważ postanowienie to wydaje organ właściwy do rozpoznania odwołania i jest ono ostateczne w administracyjnym toku instancji, nie przysługuje od niego zwykłe zażalenie do kolejnego organu. Strona może natomiast wnieść skargę do wojewódzkiego sądu administracyjnego, co do zasady w terminie 30 dni od doręczenia postanowienia, za pośrednictwem organu, który je wydał.

W skardze do sądu należy skoncentrować się na błędach organu przy ocenie braku winy, terminowości wniosku, doręczenia decyzji i zgromadzonych dowodów. Sąd administracyjny kontroluje legalność postanowienia. Nie zastępuje organu w merytorycznym rozpoznaniu odwołania od decyzji budowlanej, ale może uchylić wadliwe postanowienie i doprowadzić do ponownego rozpatrzenia wniosku.

Jeżeli organ wydał postanowienie stwierdzające uchybienie terminu do wniesienia odwołania, mimo że równocześnie złożono nierozpoznany wniosek o przywrócenie terminu, należy sprawdzić kolejność i podstawę rozstrzygnięć. Co do zasady kwestia przywrócenia terminu powinna zostać rozstrzygnięta przed definitywnym zamknięciem drogi odwoławczej.

Jeżeli podstawową decyzją był sprzeciw wobec zgłoszenia robót budowlanych, przywrócenie terminu dotyczy wyłącznie możliwości wniesienia odwołania od tej decyzji. Nie powoduje automatycznie, że zgłoszenie staje się skuteczne ani że można rozpocząć roboty. Do czasu uchylenia sprzeciwu inwestor powinien powstrzymać się od prac objętych zakwestionowanym zgłoszeniem.

Gdy organ nie rozpoznaje wniosku bez uzasadnionej przyczyny, strona może wnieść ponaglenie na podstawie art. 37 Kodeksu postępowania administracyjnego. Ponaglenie kieruje się do organu wyższego stopnia za pośrednictwem organu prowadzącego sprawę, a jeżeli nie ma organu wyższego stopnia – do organu prowadzącego sprawę. Po wyczerpaniu tego środka możliwa jest skarga do wojewódzkiego sądu administracyjnego na bezczynność lub przewlekłe prowadzenie postępowania.

Najczęstsze błędy

• Złożenie samego wniosku bez odwołania. Wniosek i odwołanie muszą zostać wniesione jednocześnie.
• Liczenie 7 dni od chwili, w której strona dowiedziała się o możliwości przywrócenia terminu. Termin biegnie od ustania faktycznej przyczyny uchybienia, a nie od uzyskania porady prawnej.
• Ogólny opis choroby. Trzeba wykazać, dlaczego konkretny stan zdrowia uniemożliwiał działanie przez cały istotny okres.
• Brak wskazania daty ustania przeszkody. Bez tej daty organ nie może ocenić zachowania 7-dniowego terminu.
• Powołanie się na natłok pracy albo urlop. Są to zwykle okoliczności zależne od strony i możliwe do przewidzenia.
• Założenie, że wniosek zatrzymuje wykonanie decyzji. Potrzebne jest osobne żądanie wstrzymania.
• Ignorowanie wad doręczenia. Jeżeli decyzja nie została skutecznie doręczona, właściwa może być argumentacja, że termin nie rozpoczął biegu.
• Złożenie pisma do niewłaściwego organu bez sprawdzenia pouczenia. Może to powodować opóźnienie, a przy bardzo krótkim terminie zwiększa ryzyko sporu o datę wniesienia.
• Próba przywrócenia terminu do złożenia samego wniosku o przywrócenie terminu. Kodeks wyraźnie wyklucza taką możliwość.

FAQ

Czy sam pobyt na zwolnieniu lekarskim wystarczy do przywrócenia terminu?

Nie zawsze. Trzeba wykazać, że stan zdrowia rzeczywiście uniemożliwiał sporządzenie, podpisanie lub wysłanie odwołania oraz że strona nie mogła skorzystać z pomocy pełnomocnika. Zwykłe zwolnienie przy zachowanej możliwości kontaktu może być niewystarczające.

Od kiedy liczy się 7 dni na złożenie wniosku?

Od dnia następującego po dniu, w którym ustała przyczyna uchybienia. We wniosku trzeba wskazać tę datę i wyjaśnić, dlaczego właśnie wtedy strona odzyskała realną możliwość działania.

Czy można najpierw złożyć wniosek, a odwołanie dosłać później?

Nie należy tak robić. Art. 58 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego wymaga jednoczesnego dopełnienia czynności, czyli wniesienia odwołania razem z wnioskiem o przywrócenie terminu.

Czy organ musi przywrócić termin, gdy dołączę zaświadczenie lekarskie?

Nie. Organ ocenia całokształt okoliczności, czas trwania przeszkody, możliwość skorzystania z pomocy innej osoby oraz szybkość działania po ustaniu przeszkody. Dokument medyczny jest ważny, ale nie przesądza wyniku.

Czy złożenie wniosku blokuje rozpoczęcie budowy albo wykonanie decyzji?

Nie automatycznie. Trzeba złożyć wyraźne żądanie wstrzymania wykonania decyzji. Organ może je uwzględnić przed rozpoznaniem wniosku o przywrócenie terminu.

Co zrobić, gdy decyzję doręczono na zły adres?

Należy zgromadzić dowody zgłoszenia prawidłowego adresu i zakwestionować skuteczność doręczenia. Możliwe, że termin nie rozpoczął biegu. Dla bezpieczeństwa można równocześnie wnieść odwołanie i ewentualny wniosek o przywrócenie terminu.

Czy przywrócenie terminu oznacza wygraną w sprawie budowlanej?

Nie. Przywrócenie terminu otwiera jedynie drogę do merytorycznego rozpoznania odwołania. Organ może później utrzymać decyzję w mocy, uchylić ją albo wydać inne rozstrzygnięcie przewidziane prawem.

Czy od odmowy przywrócenia terminu można się odwołać?

Postanowienie organu odwoławczego w tej sprawie jest ostateczne w administracyjnym toku instancji. Co do zasady można je zaskarżyć do wojewódzkiego sądu administracyjnego w terminie 30 dni od doręczenia, za pośrednictwem organu, który je wydał.

Podsumowanie

Po stwierdzeniu, że termin do odwołania w sprawie budowlanej został przekroczony, trzeba działać natychmiast. Najpierw należy ustalić prawidłową datę doręczenia decyzji i dzień ustania przeszkody, następnie w ciągu 7 dni złożyć dobrze uzasadniony wniosek wraz z podpisanym odwołaniem i dowodami braku winy.

W sprawach, w których wykonanie decyzji może wywołać szybkie lub trudne do odwrócenia skutki, trzeba dodatkowo wnieść o wstrzymanie jej wykonania. Jeżeli organ odmówi przywrócenia terminu albo pozostaje bezczynny, dalsza droga może prowadzić do wojewódzkiego sądu administracyjnego, jednak jej wybór powinien wynikać z treści postanowienia, pouczenia i akt konkretnej sprawy.

Źródła

• Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. – Kodeks postępowania administracyjnego, w szczególności art. 57–60, art. 127–130 i art. 134.
• Ustawa z dnia 7 lipca 1994 r. – Prawo budowlane, w szczególności przepisy o właściwości organów administracji architektoniczno-budowlanej i nadzoru budowlanego.
• Ustawa z dnia 30 sierpnia 2002 r. – Prawo o postępowaniu przed sądami administracyjnymi, w szczególności przepisy o skardze na postanowienia, terminie do wniesienia skargi oraz bezczynności organu.
• Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej – przepisy dotyczące opłaty od dokumentu pełnomocnictwa.

Nie znalazłeś odpowiedzi na swoje pytania? Opisz nam swoją sprawę wypełniając formularz poniżej  ▼▼▼ Zadanie pytania do niczego nie zobowiązuje.