Księgowość w e-commerce – czym różni się obsługa sklepu internetowego?

Tysiące transakcji i wiele źródeł danych

Typowy sklep internetowy może prowadzić sprzedaż jednocześnie przez własną stronę, Allegro, Ebay, Empik, Amazon, itp., a płatności przyjmować za pośrednictwem dużej ilości operatorów, jak i za pobraniem kuriera. Każdy kanał generuje przy tym własny strumień danych w innym formacie, a liczba pozycji do zaksięgowania rośnie z każdym zamówieniem. Dlatego do prowadzenia księgowości warto wybrać biuro rachunkowe, które specjalizuje się w branży e-commerce i potrafi usprawnić obsługę księgową i magazynową sprzedaży wysyłkowej dzięki integracjom z platformami sprzedażowymi i operatorami płatności lub automatycznemu importowi danych sprzedażowych.

Istotne jest również regularne uzgadnianie danych między systemami. Kwota sprzedaży widoczna w panelu marketplace’u nie musi odpowiadać przelewowi, który trafia na rachunek bankowy sprzedawcy. Operator może wcześniej potrącić prowizje, opłaty za dodatkowe usługi czy inne należności. Przy dużej liczbie zamówień ręczne szukanie przyczyn każdej różnicy staje się czasochłonne. Automatyzacja pozwala szybciej wychwytywać rozbieżności i ograniczać liczbę pozycji wymagających ręcznej weryfikacji.

Prowizje, zwroty i płatności z wielu źródeł

Rozliczenie sprzedaży internetowej nie kończy się na zaksięgowaniu przychodu. Sprawna obsługa sklepu obejmuje również:

• kojarzenie wpłat z bramek płatniczych i pobrań kurierskich z konkretnymi zamówieniami;
• rozliczanie prowizji pobieranych przez marketplace'y i operatorów płatności;
• obsługę zwrotów oraz korekt, których w handlu internetowym jest znacznie więcej niż w sprzedaży stacjonarnej;
• monitorowanie i obliczanie różnic kursowych przy transakcjach walutowych.

Każda z tych operacji wpływa na ostateczny wynik sklepu. Im szybciej dane trafiają do ksiąg w uporządkowanej formie, tym mniej pracy wymaga ich późniejsze uzgadnianie i tym łatwiej zamknąć miesiąc bez zaległości.

Rentowność kanałów pod opieką dyrektora finansowego

Sam zapis operacji w księgach nie odpowiada jeszcze na pytanie, który kanał sprzedaży i które produkty faktycznie zarabiają. Przychód z platformy widać od razu, ale dopiero po uwzględnieniu kosztu towaru, prowizji, kosztów dostawy, płatności czy zwrotów można rzetelnie porównać rentowność poszczególnych kanałów.

W TaxCoach obsługę księgową można połączyć z opieką dyrektora finansowego i narzędziami Business Intelligence. Dane z księgowości mogą być wtedy zestawiane z informacjami ze sprzedaży, e-commerce, magazynu czy innych systemów wykorzystywanych przez firmę. W praktyce pozwala to m.in. na:

• analizę marży brutto i netto w podziale na produkty, grupy produktów i kanały sprzedaży;
• dobór i monitorowanie KPI istotnych dla sklepu internetowego, np. kosztów sprzedaży czy rentowności poszczególnych kanałów;
• przygotowanie budżetu oraz regularną analizę jego wykonania i odchyleń;
• tworzenie raportów zarządczych i dashboardów Business Intelligence pokazujących m.in. sprzedaż, marże, koszty, zapasy i wyniki poszczególnych kanałów.

Takie analizy ułatwiają podejmowanie konkretnych decyzji: które produkty warto mocniej promować, czy sprzedaż przez dany marketplace pozostaje opłacalna mimo rosnących prowizji, kiedy skorygować ceny albo z których nierentownych pozycji zrezygnować. Właściciel sklepu może dzięki temu oceniać sprzedaż przez pryzmat faktycznej rentowności, a nie wyłącznie wysokości przychodu.

Sprzedaż zagraniczna i VAT poza Polską

W wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość do konsumentów z innych krajów UE istotny jest wspólny próg sprzedaży rocznej 10 000 euro. Po jego przekroczeniu VAT co do zasady rozlicza się w państwie, w którym kończy się transport towaru do konsumenta i następuje konieczność rejestracji do VAT w danym kraju. Uproszczeniem tych rozliczeń jest procedura VAT OSS, w ramach której warto zadbać o terminowe zgłoszenie. Jego brak może narazić przedsiębiorcę na duże koszty wynikające z konieczności rejestracji do VAT w innych krajach UE i złożenia niezbędnych deklaracji podatkowych.

Sprawa komplikuje się przy modelach fulfillment, takich jak FBA, w których towar jest magazynowany w różnych państwach – przesunięcia magazynowe między krajami mogą wymagać lokalnych rejestracji VAT oraz VAT UE. Oferowana przez TaxCoach księgowość dla e-commerce obejmuje nie tylko kompleksową obsługę VAT OSS, ale także rejestrację i rozliczanie VAT w innych krajach Unii Europejskiej oraz Wielkiej Brytanii. Nad poprawnością rozliczeń podatku od wartości dodanej czuwa dedykowany zespół VAT Compliance.

Technologia zamiast ręcznego przepisywania

Obsługę dużej liczby transakcji ułatwia nowoczesna księgowość oparta na integracji wykorzystywanych systemów. Dane z platform sprzedażowych, operatorów płatności i innych narzędzi używanych w e-commerce mogą trafiać bezpośrednio do programu księgowego, gdzie są przetwarzane zgodnie z ustalonymi schematami. TaxCoach obsługuje w ten sposób zarówno mniejsze sklepy, jak i firmy realizujące dziesiątki tysięcy transakcji miesięcznie. Integracje obejmują m.in. BaseLinker, Shoper i Shopify, a także popularne marketplace’y oraz systemy płatności. Właściciel sklepu współpracuje ze stałym księgowym specjalizującym się w e-commerce, co ogranicza czas poświęcany na obsługę dokumentów i pozwala skoncentrować się na prowadzeniu sprzedaży.