Dom jednorodzinny nie ma swojej książki

Przy większych obiektach historię budynku porządkuje książka obiektu budowlanego, do której wpisuje się kontrole, ekspertyzy i remonty. Właściciela budynku mieszkalnego jednorodzinnego ten obowiązek nie obejmuje, bo art. 60b Prawa budowlanego wyłącza go wprost.

W praktyce oznacza to, że dokumentacja domu jednorodzinnego istnieje tylko w jednym miejscu: w teczce właściciela. Nie ma rejestru, z którego dałoby się ją odtworzyć, a projektant, kierownik budowy i wykonawcy po kilkunastu latach mogą już nie prowadzić działalności. Obowiązek przechowywania dokumentacji budowy przez cały okres istnienia obiektu wynika z art. 63 Prawa budowlanego. O tym, czy właściciel będzie mógł z niej skorzystać, decyduje jednak wyłącznie to, jak ją przechowa.

Kiedy te dokumenty naprawdę wracają

Najlepiej widać to na konkretnych sytuacjach, które zdarzają się w życiu prawie każdego domu.

Sprzedaż. Kupujący, jego bank i notariusz pytają o podstawę budowy: pozwolenie lub zgłoszenie, potwierdzenie zakończenia budowy i projekt. Do tego dochodzi świadectwo charakterystyki energetycznej, które sprzedający przekazuje nabywcy. Brak dokumentów nie zawsze blokuje transakcję, ale niemal zawsze ją opóźnia i osłabia pozycję sprzedającego w negocjacjach.

Kredyt i refinansowanie. Rzeczoznawca wyceniający nieruchomość dla banku korzysta z projektu, powierzchni i opisu technicznego. Jeśli ich nie ma, przyjmuje dane z oględzin i własnych pomiarów.

Rozbudowa i przebudowa. Projektant, który ma zaprojektować dobudowę garażu, nadbudowę czy nowy otwór w ścianie nośnej, potrzebuje projektu konstrukcji i wiedzy o tym, co faktycznie zostało zbudowane. Rysunki z naniesionymi zmianami i inwentaryzacja powykonawcza oszczędzają tu odkrywek i dodatkowych ekspertyz.

Wady i gwarancje. Pęknięcia, przecieki czy usterki instalacji wychodzą często po kilku latach. Przy wadach budynku rękojmia trwa co do zasady pięć lat, a gwarancje producentów okien, pokryć dachowych czy pomp ciepła bywają dłuższe. Warunkiem jest zwykle udokumentowanie montażu i przeglądów. Bez protokołów, kart gwarancyjnych i faktur reklamacja staje się sporem o słowa.

Szkoda i ubezpieczenie. Po pożarze, zalaniu czy wichurze ubezpieczyciel ustala wartość szkody. Projekt, zestawienia materiałów i faktury za wykończenie pomagają wykazać standard budynku, którego nie da się już obejrzeć.

Co powinno być w teczce domu

Dobrze uporządkowana teczka mieści się zwykle w dwóch–trzech segregatorach i tyle miejsca warto przewidzieć, wybierając sejf na dokumenty. W środku powinny się znaleźć:

1. Decyzje i zgłoszenia – pozwolenie na budowę lub zgłoszenie, decyzje o zmianach, zawiadomienie o zakończeniu budowy albo pozwolenie na użytkowanie.

2. Projekt – zatwierdzony projekt budowlany, projekty wykonawcze, rysunki z naniesionymi zmianami.

3. Dziennik budowy i protokoły – dziennik (w wersji papierowej albo wydruk z systemu EDB), protokoły odbiorów, w tym robót zanikających, oświadczenie kierownika budowy, protokoły kominiarskie i instalacyjne.

4. Geodezja – wytyczenie budynku i inwentaryzacja powykonawcza.

5. Energetyka – świadectwo charakterystyki energetycznej.

6. Umowy, faktury i gwarancje – umowy z wykonawcami, karty gwarancyjne urządzeń, protokoły przeglądów serwisowych.

Gdzie trzymać oryginały

Dokumentacja domu ma w samym domu kilku naturalnych wrogów. To przede wszystkim ogień, bo kotłownia, garaż i kominek to typowe miejsca, w których zaczyna się pożar. Do tego woda z pękniętej rury albo zalanej piwnicy. Trzecim zagrożeniem jest zwykły porządek: podczas przeprowadzek i remontów segregatory z budowy giną zaskakująco często.

Dlatego oryginały nie powinny leżeć w piwnicy, w kotłowni ani w garażu. Najrozsądniejszym miejscem jest sejf ognioodporny w części mieszkalnej, przykręcony do podłogi lub ściany. Przy wyborze warto zwrócić uwagę na normę. Urządzenia badane według PN-EN 15659 zapewniają ochronę lekką, wystarczającą w typowym domu. Te według PN-EN 1047-1 przechodzą badania pełne, przewidziane dla firm i archiwów. Pomaga w tym porównanie dostępnych modeli z podziałem na klasy i pojemność. Teczka formatu A4 musi zmieścić się bez zaginania.

Kopia, która nie spłonie razem z oryginałem

Drugą połową zabezpieczenia jest kopia cyfrowa. Wystarczą skany wszystkich dokumentów, zapisane w chmurze i na dysku poza domem. Pendrive schowany w tym samym sejfie co papier to słaba kopia. Nośniki danych są wrażliwsze na temperaturę niż papier i sejf przeznaczony do dokumentów nie zawsze je ochroni.

Skan nie zastąpi oryginału z podpisami i pieczęciami. Pozwala jednak w kilka minut ustalić, czego brakuje, i odtworzyć to, co da się odtworzyć: kopię decyzji z urzędu, projekt z archiwum projektanta, kartę gwarancyjną od producenta.

Na koniec

Dom stoi kilkadziesiąt lat i zmienia właścicieli. Jego dokumentacja jest jedyną pamięcią o tym, jak został zbudowany. Godzina poświęcona na uporządkowanie teczki zaraz po zakończeniu budowy i jedno pewne miejsce na oryginały, np. sejf z oferty Sejf Zone, to niewielki koszt w porównaniu z tym, ile kosztuje odtwarzanie dokumentów w chwili, gdy są potrzebne na wczoraj.